En tant qu’employeur d’une entreprise comptant au moins 50 salariés, vous avez la responsabilité d’établir un règlement intérieur. Ce document interne à votre structure précise les règles applicables en matière de santé, de sécurité et de discipline sur le lieu de travail. Découvrez la définition du règlement intérieur d’entreprise, les obligations relatives à son contenu et les étapes à suivre pour le mettre en place.
Qu’est-ce qu’un règlement intérieur d’entreprise ?
Le règlement intérieur est un outil interne propre à chaque entreprise. Sa fonction exclusive est d’édicter les règles applicables aux salariés :
- en matière de santé et de sécurité au travail ;
- en matière disciplinaire (précisément la nature et l'échelle des sanctions que peut prendre l’employeur).
De manière générale, le rôle du règlement intérieur est de garantir que les règles de bonne conduite sont connues de tous. Il permet également de délimiter le pouvoir de sanction de l'employeur, qui ne peut infliger que des sanctions disciplinaires spécifiées dans le texte.
La rédaction d’un règlement intérieur répond à plusieurs exigences :
- l’employeur est la seule personne chargée de le rédiger ou d’y apporter des modifications ;
- le document est rédigé en langue française et peut, si besoin, être accompagné d’une traduction dans d’autres langues étrangères ;
- son contenu doit respecter les dispositions du Code du travail.
Quelles entreprises doivent instaurer un règlement intérieur ?
Les entreprises comptant un effectif d’au moins 50 salariés doivent impérativement élaborer un règlement intérieur. Cette obligation débute à l'issue d'un délai de 12 mois à partir de la date à laquelle ce seuil de 50 salariés a été franchi pendant 12 mois consécutifs.
En d’autres termes, si votre entreprise atteint le seuil de 50 salariés le 1ᵉʳ juillet 2023 et maintient cet effectif durant les 12 mois suivants (jusqu’au 1ᵉʳ juillet 2024), elle est tenue de mettre en place un règlement intérieur au plus tard le 1ᵉʳ juillet 2025.
Les entreprises de moins de 50 salariés ne sont pas obligées d’instaurer un règlement intérieur. Néanmoins, il est fortement conseillé de le mettre en place, notamment pour disposer d’une procédure claire en cas de faute disciplinaire d’un salarié.
À noter : si votre entreprise de moins de 50 salariés décide de se doter d’un règlement intérieur, elle doit suivre la même procédure d’adoption (et de modification) que les entreprises de plus de 50 salariés.
Que doit mentionner le règlement intérieur ?
Il n’existe pas de modèle officiel de règlement intérieur. Chaque entreprise doit l’adapter en fonction de ses besoins (nature de l’activité, équipements, locaux…).
Néanmoins, le contenu du règlement intérieur doit être conforme aux dispositions du Code du travail et aux conventions collectives ou accords de branche applicables.
Ainsi, en tant que responsable de sa rédaction, vous devez veiller à ce que le document inclut toutes les clauses obligatoires et exclut certaines clauses interdites.
Les clauses obligatoires du règlement intérieur
Le règlement intérieur d’entreprise doit nécessairement mentionner les clauses suivantes :
- les mesures d’application de la réglementation relative à la santé et à la sécurité au sein de l’entreprise (par exemple, les conditions d'utilisation des équipements de travail ou encore l’interdiction de fumer dans les locaux de travail) ;
- les mesures permettant aux salariés de participer au rétablissement des conditions de travail protectrices de leur santé et de leur sécurité (par exemple, le port du masque en cas de crise sanitaire) ;
- les règles relatives à la discipline, ainsi que la nature et l’échelle des sanctions (avertissement, blâme, mise à pied, licenciement…) que peut prendre l’employeur ;
- les dispositions relatives au respect des procédures disciplinaires et aux droits de la défense des salariés (information du salarié sur les griefs retenus, convocation à un entretien préalable, assistance par la personne de son choix…) ;
- les clauses relatives à l’interdiction, à la prévention et aux sanctions en cas de harcèlement moral et sexuel ou d’agissements sexistes ;
- la clause rappelant l’existence du dispositif de protection des lanceurs d’alerte (en application de la loi n° 2022-401 du 21 mars 2022) ;
- la date de son entrée en vigueur.
Éventuellement, le règlement intérieur peut contenir des clauses imposant le principe de neutralité ou restreignant la manifestation des convictions des salariés. Ces restrictions ne sont possibles que lorsqu’elles sont :
- justifiées par l'exercice d'autres droits fondamentaux ;
- nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise ;
- proportionnées au but recherché.
Les clauses interdites du règlement intérieur
En outre, le règlement intérieur ne peut pas inclure de clauses :
- contraires aux lois, aux règlements ou aux conventions et accords collectifs en vigueur au sein de l’entreprise ou de ses établissements ;
- restreignant les droits des personnes (droit de grève, droit syndical…) et les libertés collectives et individuelles, et qui ne seraient ni justifiées, ni proportionnées par rapport à la nature de la tâche à accomplir ;
- discriminatoires à l’égard des salariés (en raison de leur origine, sexe, âge, orientation sexuelle, ethnie, convictions religieuses, opinions politiques, situation familiale, état de santé…).
De même, en matière disciplinaire, le règlement intérieur ne peut pas prévoir d’amendes ou de sanctions pécuniaires.
Quelle est la procédure pour mettre en place un règlement intérieur ?
La validité et l’entrée en vigueur du règlement intérieur d’entreprise sont soumises au respect d’une procédure stricte. Découvrez les étapes à suivre pour mettre en place le règlement intérieur.
La rédaction du règlement intérieur
Le règlement intérieur d’entreprise est obligatoirement rédigé par l’employeur en langue française (éventuellement accompagné d’une copie traduite dans une ou plusieurs autres langues).
Son contenu doit respecter les dispositions du Code du travail, en particulier celles relatives aux clauses obligatoires et aux clauses interdites.
Le règlement intérieur peut comprendre à la fois :
- des clauses communes applicables à tout le personnel ;
- des clauses spécifiques applicables à certaines catégories d’employés.
Si votre entreprise regroupe plusieurs établissements, le règlement intérieur peut également être :
- commun à tous les établissements et comporter des dispositions spécifiques pour chaque établissement ;
- distinct pour chaque établissement.
La consultation du comité social et économique (CSE) pour avis
L’employeur a l’obligation de consulter le comité social et économique (CSE), afin de lui soumettre son projet de règlement intérieur pour avis.
À noter : le CSE dispose seulement d’un rôle consultatif sur l’adoption du règlement intérieur. Même en cas d’avis défavorable du CSE, l’employeur peut décider de poursuivre la procédure d’adoption ou de modification du règlement intérieur.
La transmission du règlement intérieur à l’inspection du travail
L’employeur est ensuite tenu de communiquer le règlement intérieur à l’inspection du travail en deux exemplaires, en y joignant l’avis du CSE. Il en va de même en cas de modification ou de suppression de clauses du règlement intérieur.
L’inspecteur du travail vérifie que toutes les clauses respectent le Code du travail. S’il estime que le règlement intérieur n’est pas conforme à la loi, il peut à tout moment demander le retrait ou la rectification des clauses litigieuses.
La décision de l’inspecteur du travail doit être motivée. Elle est notifiée à la fois à l’employeur et au CSE dans un délai de deux mois à partir de la réception de la demande.
Le dépôt et la publicité du règlement intérieur
Parallèlement au transfert de la demande à l’inspection du travail, l’employeur est soumis au respect de deux formalités.
D’une part, il doit déposer le règlement intérieur au greffe du conseil de prud'hommes dont dépend le siège de l’entreprise (ou de l’établissement concerné).
D’autre part, il a l’obligation de diffuser le règlement intérieur par tout moyen.
Autrement dit, vous devez veiller à ce que tout le personnel et toute personne ayant accès aux lieux de travail aient connaissance du règlement intérieur. Cette diffusion peut être faite au moyen d’un affichage dans les locaux ou d’une publication sur l’intranet de l’entreprise.
L’entrée en vigueur du règlement intérieur dans l’entreprise
La date d’entrée en vigueur du règlement intérieur ne peut être fixée qu’après un délai d’un mois minimum après l'accomplissement des formalités de dépôt et de publicité.
Cette date doit être précisée dans le document lui-même.
À noter : le règlement intérieur ne devient opposable aux salariés de votre entreprise que si toutes les étapes de la procédure de mise en place ont été respectées.
À qui s'adresse le règlement intérieur de l'entreprise ?
Le règlement intérieur de l’entreprise s’adresse :
- à tous les salariés de l’entreprise (en CDI ou en CDD), indépendamment de leur date d’embauche ;
- aux stagiaires.
Les dispositions relatives à l'hygiène, à la sécurité et à la discipline générale concernent aussi :
- les travailleurs intérimaires ;
- les intervenants d'entreprises extérieures.
À noter : ces deux dernières catégories de personnel ne sont pas concernées par les clauses relatives à la nature et à l’échelle des sanctions, ni à celles relevant de la procédure disciplinaire.
Quelles sanctions en cas d’infraction au règlement intérieur d’entreprise ?
En cas de non-respect des clauses du règlement intérieur, les salariés et les stagiaires de l’entreprise encourent la mise en œuvre d’une procédure disciplinaire et les sanctions associées, uniquement si elles sont prévues par le document lui-même.
En effet, hormis les cas de licenciement, l’employeur n’a pas le droit d’infliger une sanction disciplinaire non prévue par le règlement intérieur, injustifiée ou disproportionnée par rapport à la faute commise, sous peine d’annulation par le conseil de prud’hommes.