Suite au transfert de votre siège social, vous avez l’obligation de déclarer le changement de domiciliation de votre entreprise. Vote des associés ou des actionnaires, modification des statuts, publication dans un journal d’annonces légales et déclaration de votre déménagement : découvrez toutes les démarches à entreprendre pour informer l’administration du déménagement de votre entreprise.
Qu’est-ce que la domiciliation d’une entreprise ?
La domiciliation d’une entreprise correspond à son adresse administrative. Ce choix n’a rien d’anodin car il détermine notamment vos interlocuteurs référents et le montant de vos impôts locaux.
L'adresse administrative d'une société
Aussi appelée siège social, la domiciliation correspond à l'adresse administrative et juridique d'une société. Bien que cela ne soit pas obligatoire, cette adresse est généralement identique à celle de votre lieu d’activité principale.
La domiciliation d’une entreprise est importante car elle impacte plusieurs pans de votre quotidien.
- Vos interlocuteurs référents : au quotidien, votre entreprise est en contact avec plusieurs organismes régionaux, départements ou locaux. Leur identité dépend de votre zone géographique et donc de votre domiciliation. Cela vaut notamment pour votre Centre de formalités des entreprises (CFE), votre URSSAF, votre caisse d'Assurance maladie, votre Service des impôts des entreprises (SIE) ou encore les tribunaux compétents au sein de votre juridiction.
- Votre adresse publique : l'adresse de votre siège social doit figurer sur tous les documents de votre société. Elle doit notamment apparaître dans les statuts de votre société, sur vos factures et dans vos contrats. Vous devez aussi la mentionner lors de vos échanges avec l'administration.
- Le montant de la CFE : les sociétés doivent s’acquitter d’une cotisation foncière réservée aux professionnels, la Cotisation foncière des entreprises (CFE). Son montant est notamment calculé en fonction de votre zone géographique, définie à partir de votre siège social.
De nombreuses domiciliations possibles
Vous avez le choix entre plusieurs domiciliations pour votre activité, que ce soit pour une entreprise individuelle ou une société.
- Chez le représentant légal : vous pouvez tout d'abord choisir pour siège social votre adresse personnelle. Cette possibilité ne s'offre toutefois qu'aux entrepreneurs individuels, aux gérants d'une SARL, d'une EURL ou d'une SNC, au président d'une SAS, ainsi qu'au directeur général ou au président du directoire d'une SA. De plus, aucune clause du bail d'habitation ou du règlement de copropriété ne doit s'y opposer.
- Dans un local : le plus souvent, une entreprise choisit pour domiciliation le local où elle exerce son activité. Pour cela, vous pouvez notamment acheter un fonds de commerce, opter pour la location-gérance d'un fonds de commerce ou encore acheter les murs du local.
- Via une société de domiciliation : vous pouvez également fixer votre siège social au sein d'un centre d'affaires, dont la mission est de fournir une adresse aux entreprises. Vous pouvez d’ailleurs y disposer simplement d’une boîte aux lettres, sans y exercer votre activité.
- En colocation d’entreprises : vous pouvez enfin partager des locaux avec d'autres entreprises ou professionnels indépendants. En plus de mutualiser les coûts de location des locaux, cette solution vous permet de bénéficier de services à la carte (gestion du courrier, secrétariat, permanence téléphonique, assistance juridique, etc.).
Faut-il déclarer un changement de domiciliation ?
Quel que soit son siège social, une entreprise a l’obligation de déclarer tout changement de domiciliation. Cette formalité a plusieurs objectifs :
- faire connaître votre nouvelle adresse à l’administration ;
- pouvoir être contacté par vos interlocuteurs (CFE, SIE, URSSAF, etc.) ;
- actualiser les statuts de votre société ;
- calculer correctement le montant de vos impôts locaux.
Votre entreprise peut écoper de plusieurs sanctions si vous ne déclarez pas son déménagement. Si cela cache une volonté manifeste de ne pas déclarer l'activité par exemple, vous risquez au maximum une personne de 3 ans d'emprisonnement et une amende de 225 000 €.
Comment transférer le siège social d’une entreprise ?
Avant de déclarer un changement de domiciliation, une société doit impérativement entreprendre plusieurs démarches pour valider le transfert de son siège social.
1. Voter le transfert du siège social
En premier lieu, l'entreprise doit faire approuver le changement de domiciliation par les associés ou les actionnaires. Les dispositions de ce vote vont principalement dépendre de la forme juridique de l'entreprise (SARL, EURL, SAS, etc.), notamment en ce qui concerne :
- l'organe habilité à prendre la décision (assemblée générale ordinaire ou extraordinaire, conseil d'administration, conseil de direction, etc.) ;
- le nombre de voix requises (majorité absolue, majorité des deux-tiers, majorité des trois-quarts, unanimité, etc.) ;
- le quorum, à savoir le nombre de personnes minimales qui doivent être présentes ou représentées au vote pour que celui-ci soit recevable.
2. Modifier les statuts de l’entreprise
À l’issue du vote ayant conduit à la validation du transfert du siège social, l'entreprise doit retranscrire la décision dans un procès-verbal. Pensez à le conserver car il vous sera utile pour la suite des démarches.
Après cela, il est nécessaire d’actualiser les statuts de la société : cette démarche consiste simplement à remplacer l’ancienne adresse par la nouvelle.
3. Publier le transfert
La société doit ensuite informer les tiers de son changement de domiciliation. Pour cela, elle doit publier le procès-verbal retranscrivant le transfert de siège dans un support d'annonces légales. Cette publication doit intervenir dans un délai d'un mois, et ce, dans :
- un support d’annonces légales de l'ancien siège social ;
- un support d’annonces légales du nouveau siège social.
Cette publication peut être réalisée au choix dans :
- un journal d'annonces légales (JAL) ;
- un service de presse en ligne (SPEL).
La publication doit présenter plusieurs informations obligatoires, à savoir :
- l’adresse du nouveau et de l'ancien siège social ;
- la dénomination sociale de la société ;
- sa forme juridique ;
- le montant de son capital social ;
- l'adresse son siège social ;
- son numéro unique d'identification ;
- son numéro RCS (Registre du commerce et des sociétés) ;
- l'identité des représentants légaux de l'entreprise (nom, prénoms et adresse).
Bon à savoir : si, malgré le transfert de son siège social, une entreprise dépend toujours du même tribunal administratif, elle n'a besoin de publier une annonce que dans un seul support d'annonces légales.
Comment déclarer le changement de domiciliation ?
Une fois ces différentes formalités réalisées, la société doit déclarer son changement d’adresse au RCS (Registre du commerce et des sociétés) et au RNE (Répertoire national des entreprises.
Depuis le 1er janvier 2023, cette formalité peut uniquement être effectuée sur le portail e-Procédures, comme toutes les autres démarches d'entreprises. Gérée par l'INPI (Institut national de la propriété industrielle), cette plateforme est désormais l'unique guichet des formalités d'entreprises. Elle a ainsi succédé à d'autres services, dont ceux anciennement proposés par Guichet Entreprises, Info Greffe et les chambres consulaires (Chambre de commerce et d'industrie, Chambre de métiers et de l'artisanat, etc.).
Une fois sur le portail e-Procédures, vous devez déclarer le transfert de siège social via le formulaire mis à disposition. Il vous faudra notamment :
- identifier votre entreprise ;
- décrire le changement de domiciliation (ancienne et nouvelle adresse) ;
- envoyer les documents justificatifs (procès-verbal, statuts actualisés, attestation de publication de l'avis, etc.) ;
- régler le coût de la procédure en ligne ;
- signer électroniquement votre déclaration via un certificat qualifié.
Après avoir validé votre déclaration sur le portail e-Procédures, une annonce est publiée au Bodacc (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales) pour informer les tiers du transfert de votre siège social.
Bon à savoir : la modification de la domiciliation d'une entreprise requiert un niveau de signature dit « élevé ». Vous aurez donc besoin de fournir un certificat qualifié répondant aux exigences de la réglementation eiDAs. Plusieurs organismes de certification peuvent vous en fournir un.