Au terme du contrat de travail, l’employeur est tenu de remettre plusieurs documents de fin de contrat. Parmi ces documents, se trouve le reçu pour solde de tout compte. Défini comme une attestation de versement des sommes dues à l’issue du contrat, le reçu pour solde de tout compte est soumis à un certain formalisme. Découvrons les règles entourant la rédaction de ce document.
Qu’est-ce que le solde de tout compte ?
Le solde de tout compte correspond à l’ensemble des sommes (indemnités, salaires, primes, etc.) que doit percevoir le salarié à la fin de son contrat de travail. Ce document de fin contrat doit être établi et fourni au salarié quel que soit le motif de rupture et le type de contrat de travail (CDI, CDD, etc.).
Le solde de tout compte se matérialise par un écrit appelé “reçu pour solde de tout compte”. Ce reçu est rédigé sous la forme d’une attestation écrite au nom du salarié.
Le solde de tout compte ne doit pas mentionner de somme globale mais doit lister précisément toutes les sommes dues par l’employeur au salarié ainsi que leur nature.
Comment établir un solde de tout compte ?
Le solde de tout compte comprend l’ensemble des sommes devant être versées au salarié à l’issue de son contrat de travail.
Voici la liste des sommes devant figurer sur le solde de tout compte :
- les salaires (montant brut) ;
- les primes (ancienneté, 13e mois, etc.);
- les heures supplémentaires non-payées ;
- l’indemnité compensatrice de congés payés (montant brut) ;
- l’indemnité compensatrice de jours RTT (réduction du temps de travail) non pris (montant brut) ;
- l’indemnité compensatrice de préavis (montant brut) ;
- la prime de fin de mission d’un CDD ;
- l’indemnité de licenciement ;
- l’indemnité de rupture conventionnelle ;
- le montant d’épargne salariale en cas de déblocage.
Bon à savoir : en cas de départ du salarié en cours de mois, le salaire est calculé au prorata des heures travaillées.
Par ailleurs, le reçu pour solde de tout compte doit également préciser la réalisation du document en double exemplaire.
Des mentions facultatives restent recommandées telles que l’identité des parties ou encore la mention “reçu pour solde de tout compte”.
Quand doit être remis le solde de tout compte ?
A l’instar de tout document de fin de contrat, le solde de tout compte est versé au terme du contrat de travail.
En cas de licenciement ou de démission, la date de remise du reçu pour solde de tout compte dépend du préavis :
- si le salarié effectue son préavis, l’employeur remet le solde de tout compte à la date de rupture du contrat de travail ;
- en cas de dispense de préavis, l’employeur remet le solde de tout compte au moment du départ physique du salarié ou de la date de fin de préavis théoriquement prévue.
En cas de rupture conventionnelle, le solde de tout compte est remis le lendemain de l’homologation de l’inspection du travail.
Par ailleurs, concernant le paiement, le solde de tout compte peut être effectué par chèque ou virement sur le compte bancaire du salarié.
Pour rappel, le reçu pour solde de tout compte doit être établi en 2 exemplaires.
Peut-on contester un solde de tout compte ?
Il est possible de contester le reçu pour solde de tout compte. Le Code du travail prévoit cette possibilité et évoque le terme de dénonciation.
La présence d’une signature du salarié a un impact sur le délai de dénonciation du reçu solde de tout compte.
En effet, en cas de signature du salarié, il dispose d’un délai de :
- 6 mois à compter de la date de signature pour le contester ;
- 3 ans en cas de contestation des sommes non précisées dans le solde de tout compte.
Au terme des 6 mois, on parle d’effet libératoire du reçu pour solde de tout compte. L’employeur ne pourra plus être poursuivi et sera libéré de sa dette.
Si le reçu pour solde de tout compte n’a pas été signé par le salarié, le délai est porté à :
- 1 an si le montant concerne la rupture du contrat de travail ;
- 2 ans en cas de contestation de l'exécution du contrat de travail ;
- 3 ans si la contestation concerne le salaire.
La contestation se fait au moyen d’une lettre recommandée avec accusé de réception.