Extrait KBIS sans SIRET : ce qu'il faut savoir

KBIS et SIRET : quelles différences ?

L’extrait KBIS est un document attestant de l’immatriculation d’une société au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Considérée comme la preuve officielle de l’existence légale d’une activité, le KBIS ne concerne que les entreprises ayant une activité commerciale, et ce, qu’elles aient une personnalité morale (SARL, EURL, SCI, etc.) ou une personnalité physique (entreprise individuelle, etc.). Comme son nom le laisse entendre, le KBIS est un extrait d’immatriculation reprenant toutes les principales informations déclarées au RCS (RNE) : la raison sociale de la société, la description de son activité, l’identité de son dirigeant, l’éventuel montant de son capital social ou encore son numéro SIREN.

Contrairement à l'extrait KBIS, le SIREN est un identifiant national unique attribué à chaque entreprise, quelle que soit son activité (commerciale, artisanale, libérale, etc.) ou sa forme juridique (micro-entreprise, SARL, etc.). Composé de 9 chiffres, ce numéro est attribué à vie à l'entreprise et permet son inscription au répertoire Sirene.

Composé des 9 chiffres du SIREN et d'un numéro NIC à 5 chiffres, le SIRET sert à identifier géographiquement les entreprises ou chaque établissement d'une même société. Permettant de savoir où se déroule l'activité de la structure, le numéro SIRET change à chaque fois que l'entreprise déménage.

Une entreprise sans SIRET peut-elle avoir un KBIS ?

En théorie, il n’est pas possible d’avoir un extrait KBIS si l’entreprise ne dispose pas de SIRET. En effet, le SIREN et le SIRET sont fournis par l’INSEE suite à la déclaration de début d’activité de la société. L’absence de ces numéros peut donc signifier que le dirigeant n’a pas accompli les formalités obligatoires lors de la création de son activité. Or, si l’entreprise n’a pas été déclarée et ne dispose pas de SIRET, elle ne peut pas s’immatriculer au RCS (RNE). Il est pourtant important d’accomplir ces démarches, notamment, car l’absence d’immatriculation est considérée comme étant du travail dissimulé, pouvant être sanctionné de 45 000 € et d’une peine de 3 ans d’emprisonnement.

Dans la pratique cependant, il peut arriver qu’une entreprise n’ait pas encore de SIRET, mais qu’elle ait besoin d’un extrait KBIS. Suite à la déclaration de début d’activité, l’INSEE attribue un numéro SIREN et SIRET sous 1 à 4 semaines en moyenne. Si la société a besoin d’un extrait KBIS entre-temps, notamment pour passer une commande, l’absence d’identifiant national ne doit pas la freiner dans ses démarches. C’est d’autant plus vrai que l’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés peut être réalisée au plus tôt un mois avant le début effectif de l’activité, période durant laquelle l’entreprise est susceptible d’attendre son numéro SIRET.

Peut-on demander un KBIS sans connaître le SIRET ?

Oui, il est possible d’obtenir un extrait KBIS sans disposer du numéro SIRET de l’entreprise, qu’il s’agisse de votre propre société ou d’une société tierce (fournisseur, client, etc.). Lors de votre demande, il vous suffit en effet de fournir un autre renseignement sur l’entreprise : le nom de la société, le nom du dirigeant, le SIREN ou encore l’adresse. Vous devrez ensuite sélectionner la bonne entreprise parmi la liste des résultats.

D’ailleurs, votre demande d’extrait KBIS sans le SIRET peut être réalisée de différentes manières.

• Au greffe : vous pouvez tout d’abord obtenir un extrait KBIS au greffe du Tribunal de commerce. Pour cela, vous devez toutefois vous adresser au greffe dont relève la société, ce qui n’est pas toujours possible si vous ne connaissez pas son numéro SIRET.
• Sur Infogreffe.fr : regroupant les informations collectées par les greffes, dont les immatriculations au RCS (RNE), le site Infogreffe vous permet de demander un extrait KBIS même si vous ne connaissez pas le SIRET de l’entreprise.
• Pôle Sociétés : Polesocietes.com vous offre la possibilité d'obtenir facilement un extrait KBIS en ligne, que ce soit pour votre propre entreprise ou pour une autre société. Notre service comprend la vérification de votre demande, son dépôt auprès du greffe du Tribunal de commerce approprié, la réception de l'extrait KBIS, et sa livraison par e-mail.
• Sur MonIdenum : à condition d’être le représentant légal de l’entreprise, vous pouvez utiliser cette plateforme pour télécharger un extrait KBIS, y compris si aucun numéro SIRET ne vous a encore été attribué. Pour cela, vous devez néanmoins avoir activé votre identité numérique officielle au préalable.

Aucun SIRET sur le KBIS : est-ce normal ?

Bien que cela soit rare, il est possible que l’extrait KBIS porte la mention « En cours d’attribution » au niveau du numéro SIREN ou SIRET. Cela signifie que le greffe du Tribunal de commerce a validé l’immatriculation de l’entreprise au RCS (RNE), mais que l’INSEE ne lui a pas encore attribué de numéro d’identifiant. Cette situation peut notamment se produire si la société a réalisé en même temps sa déclaration de début d’activité et sa demande d’enregistrement au RCS (RNE).

En règle générale, il suffit d’attendre quelques jours de plus pour qu’un numéro SIREN et SIRET soit finalement attribué à l’entreprise. À partir de ce moment, le dirigeant peut tout simplement demander un nouvel extrait KBIS actualisé, indiquant cette fois le numéro d’identifiant de la société. Durant cette période, rien n’empêche la société d’utiliser un extrait KBIS sur lequel le numéro SIRET est en cours d’attribution, tout particulièrement si elle doit réaliser certaines démarches qui ne peuvent pas attendre : passer une commande de matériel, souscrire une assurance ou encore participer à un événement professionnel.