Obligatoire pour l’ensemble des entreprises commerciales et des sociétés, l’immatriculation au RCS doit être réalisée lors du début de l’activité de l’entreprise. Cette démarche doit être effectuée sur le portail e-Procédures et respecter un formalisme spécifique. Découvrez comment immatriculer une entreprise au Registre du commerce et des sociétés et les sociétés concernées par cette démarche.
Qu’est-ce que le Registre du commerce et des sociétés ?
Le Registre du commerce et des sociétés (RCS) est un répertoire centralisant les informations des entreprises commerciales et des sociétés. Créé en 1919, ce registre permet de mettre à disposition du public certains renseignements relatifs aux entreprises qui y sont inscrites. Le RCS regroupe notamment :
- le nom du greffier ayant signé l'immatriculation au RCS ;
- l'identité de l'entreprise (raison sociale, numéro Siren, code APE, forme juridique, etc.) ;
- le montant du capital social ;
- l'adresse du siège social et des éventuels établissements secondaires ;
- l'âge de la société et sa date de création ;
- la nature de l'activité ;
- le ou les noms de domaine des sites Internet de la société ;
- l'identité des représentants de l'entreprise (nom, prénom, fonction, adresse, etc.) ;
- les références des autorisations d'exercice pour les professions réglementées ;
- les éventuelles procédures collectives (sauvegarde, redressement judiciaire et liquidation judiciaire).
Pourquoi réaliser l’immatriculation d’une société au RCS ?
Pour les entreprises concernées, l’immatriculation au RCS est tout d’abord obligatoire. Cette démarche est en effet indispensable pour conférer une existence juridique et légale à l’entreprise. C’est pourquoi, elle doit obligatoirement être réalisée :
- entre le mois qui précède le début de l'activité et les 15 jours qui suivent pour les personnes morales (SARL, EURL, etc.) ;
- lors de la déclaration de début d'activité pour les entrepreneurs individuels, dont les micro-entrepreneurs ayant une activité commerciale.
De plus, l’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés permet à l’entreprise de disposer d’un extrait KBIS. Constituant la preuve de l’enregistrement au RCS, ce document est utile pour de nombreuses démarches : ouvrir un compte bancaire, participer à un appel d’offres ou encore souscrire un contrat auprès d’un fournisseur professionnel.
Enfin, l’immatriculation au RCS permet de se voir attribuer un numéro RCS. Cet identifiant unique permet d'identifier l'entreprise et doit obligatoirement figurer sur certains documents contractuels, telles que les factures par exemple. Il va donc être utile pour certaines de vos démarches (s'identifier auprès de l'administration, contracter un prêt professionnel, etc.).
Quelles entreprises doivent s’immatriculer au RCS ?
L’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés est obligatoire pour toutes les sociétés et les entreprises ayant une activité commerciale. Cela concerne donc trois catégories d’entreprises, indépendamment de leur personnalité (morale ou physique) et de leur forme juridique.
- Les sociétés commerciales : l’immatriculation au RCS est obligatoire pour les SARL (Sociétés à responsabilité limitée), les EURL (Entreprises unipersonnelles à responsabilité limitée), les SAS (Sociétés par actions simplifiées), les SELAS (Sociétés d'exercice libéral par action simplifiée) et les SELARL (Société d'exercice libéral à responsabilité limitée).
- Les sociétés civiles : doivent aussi s’enregistrer au RCS les SC (Sociétés civiles), les SCI (Sociétés civiles immobilières), les SCCV (Sociétés civiles de construction-vente), les SCM (Sociétés civiles de moyens) et les SCP (Sociétés civiles professionnelles).
- Les entreprises individuelles : cette obligation concerne enfin les entreprises individuelles, dont les micro-entreprises, à condition qu’elles exercent une activité commerciale. Cela englobe principalement les commerçants, les agents commerciaux et les artisans-commerçants
À noter : en revanche, certaines activités n'ont pas besoin de s'immatriculer au RCS. Cela concerne principalement les personnes physiques n'ayant pas une activité commerciale, tels que les artisans et les libéraux par exemple.
Comment immatriculer une entreprise au RCS ?
1. Demander son immatriculation sur le portail e-Procédures
Depuis le 1er janvier 2023, le portail e-Procédures est l’unique guichet des formalités des entreprises. Gérée par l’Institut national de la propriété industrielle (INPI), cette plateforme centralise désormais toutes les démarches des entreprises, dont l’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés. À l'issue de cet enregistrement, le guichet transmettra votre déclaration à l'ensemble des organismes compétents (organismes sociaux, service des impôts des entreprises, greffe du Tribunal de commerce, etc.).
L’immatriculation au RCS doit être réalisée en ligne sur le portail e-Procédures. Pour effectuer cette démarche, il vous suffit de suivre les étapes du formulaire et de joindre les informations et documents demandés. Cette formalité entraînera également l'inscription de la société au Répertoire national des entreprises (RNE).
2. Constituer le dossier de création de l'entreprise
Depuis le portail e-Procédures, la procédure d'immatriculation au RCS exige de fournir plusieurs documents obligatoires. Selon le statut juridique de votre entreprise, il pourra notamment vous être demandé :
- un justificatif de domiciliation de la société ;
- l'attestation de parution de l'avis de création de l’entreprise dans un journal d'annonces légales ;
- un exemplaire des statuts de la société ;
- une déclaration sur l'honneur de non-condamnation du dirigeant ;
- le certificat du dépositaire des fonds constituant le capital social de l'entreprise ;
- la photocopie de la carte d'identité du dirigeant et des autres éventuels représentants ;
- les preuves d'autorisation d'exercice de la profession en cas d'activité réglementée.
À condition que votre dossier soit complet, l'immatriculation au RCS est généralement effective sous 24 heures et permet la délivrance d'un extrait KBIS pour les personnes morales (SARL, SA, EURL, etc.) ou K pour les personnes physiques (micro-entrepreneur, etc.).
Quel est le prix de l’immatriculation au RCS ?
Le coût d'immatriculation au RCS dépend de la forme juridique de votre entreprise et doit être réglé lors de votre déclaration sur le portail e-Procédures. Au 1er janvier 2023, le tarif de l'enregistrement au Registre du commerce et des sociétés est de :
- 24,08 € pour une personne physique ;
- 37,45 € pour une société commerciale avec création d'établissement ;
- 66,88 € pour les autres sociétés et groupements avec création d'établissement ;
- 66,88 € pour une constitution sans activité, y compris pour les sociétés commerciales ;
- 69,56 € pour un achat, un apport ou une mutation onéreuse (loi 1909), avec ou sans 1er avis au BODACC (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales) ;
- 69,56 € pour une prise en location-gérance ou une prise en gérance-mandat ;
- 66,88 € pour une immatriculation sans BODACC.
À noter : l’immatriculation au RCS est gratuite pour les micro-entrepreneurs.
Quelles sanctions en l’absence d’immatriculation au RCS ?
L'immatriculation au Registre du commerce et des sociétés est notamment obligatoire car elle permet aux autorités publiques d'avoir une vision globale des entreprises ayant une activité commerciale en France. C'est pourquoi, l'absence d'enregistrement au RCS est considérée comme du travail dissimulé, comme le dispose l'article L8221-3 du Code du travail.
Le défaut d’immatriculation au RCS peut être sanctionné de différentes manières.
- Ordonnance d'exécution : l'entreprise fautive peut tout d'abord se voir délivrer une ordonnance par le juge, l'enjoignant à s'immatriculer dans les plus brefs délais. Elle peut aussi être contrainte de procéder aux mentions complémentaires et/ou aux rectifications rendues nécessaires par l'absence d'immatriculation au RCS.
- Astreinte financière : le juge peut également prononcer une pénalité financière, dont l'entreprise devra s'acquitter pour chaque jour de retard à compte de l'injonction d'immatriculation. Le montant de l'astreinte est parfois encadré réglementairement, comme c'est le cas par exemple pour certaines sociétés commerciales.
- Sanctions pénales : une amende de 4 500 € et une peine d'emprisonnement de 6 mois peuvent être prononcées à l'encontre du représentant légal de la société si les déclarations au RCS sont volontairement inexactes, incomplètes ou fausses. Le dirigeant risque même une peine de 3 ans d'emprisonnement et une amende de 45 000 € (225 000 € pour une personne morale) si l'absence d'immatriculation au RCS est justifiée par une volonté manifeste de ne pas déclarer l'activité, comparable à du travail dissimulé.
- Privation de droits : le tribunal compétent peut enfin déchoir le représentant de l'entreprise de son droit de vote et d'éligibilité pendant 5 ans, et ce, auprès de différents organes (Chambres de commerce et d'industrie, conseil des prud'hommes et Tribunaux de commerce).
À noter : suite à l'introduction en 2012 de la loi relative à la simplification du droit et à l'allégement des démarches administratives, l'absence d'immatriculation au Registre du commerce et des sociétés ne peut plus être sanctionnée d'une amende pénale au titre du travail dissimulé.