Comprendre la TVA n’est pas chose facile. Pourtant, un professionnel doit être en mesure de savoir comment facturer, encaisser, collecter, déduire, déclarer et reverser la TVA afin de respecter ses obligations légales. Encaissement, facture, collecte, déduction, déclaration et paiement : découvrez le guide complet pour comprendre le fonctionnement de la TVA.
Quel est le principe de la TVA ?
La TVA est un impôt indirect collecté par les entreprises pour le compte du Trésor public. Il s’agit d’un impôt payé par le consommateur final, directement compris dans le prix des prestations de services et des ventes. On parle de prix hors taxe (HT) et de prix toutes taxes comprises (TTC).
Le professionnel facture et collecte la TVA auprès de ses clients (on parle de TVA collectée) mais il peut également déduire de la TVA qu’il paye sur ses dépenses professionnelles (on parle de TVA déductible). La TVA reversée à l’Etat correspond donc à la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible.
Il existe différents régimes de TVA :
- le régime de franchise en base : l’entreprise est exonérée de TVA, il n’en facture pas à ses clients et n’en récupère pas sur ses dépenses professionnelles. Pour bénéficier de ce régime, il existe des seuils de chiffre d’affaires à respecter ;
- le régime réel simplifié : l’entreprise est soumise à la TVA, réalise ses déclarations tous les ans et paie deux acomptes dans l’année (55 % en juillet et 40% en décembre).
Bon à savoir : lorsque le montant de la TVA due pour l’année ou l’exercice précédent est inférieur à 1 000 € le versement des acomptes n’est pas obligatoire. - le régime réel normal : l’entreprise est soumise à la TVA, réalise ses déclarations et paie la TVA tous les mois. Une option de déclaration trimestrielle est également possible.
Lire aussi notre dossier sur Comprendre la TVA : les régimes et les différents taux
Comment facturer, encaisser et collecter la TVA ?
Le processus pour un professionnel soumis à la TVA est le suivant : la TVA collectée doit être mentionnée sur chaque facture puis encaissée et collectée avant d’être reversée à l’Etat.
Comment facturer la TVA à ses clients en tant que professionnel
Un professionnel soumis à la TVA doit facturer cette taxe à ses clients et mentionner différentes informations sur sa facture :
- le prix unitaire hors taxe des produits et des prestations de services ;
- le taux de TVA applicable aux produits et prestations de services ;
- le prix toutes taxes comprises.
Les entreprises exonérées de TVA doivent également faire figurer une mention sur leurs factures : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
Aussi, les entreprises réalisant des livraisons intracommunautaires exonérées doivent faire figurer sur la facture la mention « Exonération de TVA, article 262 ter, I du CGI ».
Bon à savoir : attention, il existe des règles particulières de facturation de la TVA pour les clients du professionnel situé dans l’Union européenne et à l’étranger.
Encaisser et collecter la TVA en tant que professionnel
Une fois que la facture comprenant la TVA a été émise par le professionnel et que le client paie l’achat ou la prestation, l’entreprise dispose de la totalité de l’argent encaissé. Il est alors très important que le professionnel mette en place une bonne organisation afin qu’il soit en mesure de reverser la TVA au Trésor public le moment venu.
Selon le régime de TVA choisi, l’organisation est plus ou moins pratique : si le professionnel doit reverser la TVA tous les mois, il dispose de cet argent moins longtemps que si celui-ci a l’obligation de verser deux acomptes dans l’année.
L’important est d’être toujours en capacité de reverser cette somme et de déclarer la somme exacte de TVA encaissée.
Bon à savoir : la tenue d’un livre des recettes et des dépenses est utile pour suivre le montant de TVA collectée et déductible.
Comment déduire la TVA ?
Le professionnel a la possibilité de déduire la TVA payée sur ses dépenses professionnelles à l’exception de certains produits ou services.
Le principe de déduction de TVA sur les dépenses professionnelles de l’entreprise
En contrepartie de l’obligation de collecter et de reverser la TVA, le professionnel a la possibilité de déduire celle-ci des dépenses faites pour son activité. Concrètement, toute TVA payée par le professionnel sera soustraite de la TVA collectée à reverser au Trésor public.
Bon à savoir : une dépense professionnelle est déductible si elle est effectuée dans l’intérêt de l’entreprise, qu’elle est raisonnable par rapport aux moyens de celle-ci et qu’elle est justifiée par un document comptable comme une facture.
Aussi, afin de pouvoir déduire la TVA payée sur les achats, le professionnel doit respecter certaines conditions :
- la TVA déductible doit être justifiée : le professionnel doit être en possession d’un document justificatif (en général une facture) sur lequel figure la TVA qu’il entend déduire ;
- la TVA ne peut être déduite avant une certaine date : la TVA n’est déductible que lorsqu’elle est devenue exigible chez le fournisseur de l’entreprise. Concrètement, cela signifie que la TVA ne peut être déduite qu’au titre du mois au cours duquel est intervenue l’acquisition du bien ou le paiement du service ;
Bon à savoir : depuis le 1er janvier 2023, la TVA est déductible sur le versement d’un acompte concernant l’acquisition d’un bien au moment de son versement et non de l’encaissement total de la vente. Cependant, il est nécessaire que le bien soit désigné et que la réalisation de la livraison soit garantie au moment du versement de l'acompte. - les biens et services acquis doivent représenter une opération ouvrant droit à déduction de la TVA.
Quelles sont les ventes et services exclus du droit de déduction ?
Malgré le fait qu’ils répondent aux différentes conditions de déduction, certains produits ou services en sont exclus par la loi :
- les dépenses liées au logement fourni à titre gratuit aux dirigeants et au personnel de l’entreprise (à l'exception du personnel de gardiennage, de sécurité ou de surveillance sur les chantiers ou dans les locaux de l'entreprise) ;
- les dépenses liées aux véhicules conçus pour le transport de personnes ou à usage mixte qui sont inscrits à l’actif de l’entreprise (à l’exception de ceux des entreprises de transport de voyageurs, de location de véhicules ou les auto-écoles) ;
- les biens cédés gratuitement ou à un prix inférieur à leur valeur normale dont la valeur unitaire dépasse 73 € TTC, par objet et par an pour un même bénéficiaire ;
- les services liés à des biens eux-mêmes exclus du principe de déduction de TVA ;
- les biens et services utilisés à plus de 90 % à des fins étrangères à l’entreprise.
Les déductions de TVA doivent être mentionnées sur les déclarations que le professionnel doit déposer et seront imputées à la TVA collectée et déclarée. Il est donc très important de bien tenir sa comptabilité ou son livre des recettes et des dépenses. Aussi et bien que les déclarations de TVA soient effectuées sur l’honneur, il est très important de conserver chaque justificatif afin d’être en mesure de justifier la TVA collectée et déductible.
Comment déclarer et reverser la TVA ?
En fonction du régime de TVA choisi par l’entreprise, celle-ci doit effectuer des déclarations de TVA puis la reverser.
Comment déclarer la TVA ?
La déclaration de la TVA est différente selon le régime choisi par l’entreprise : le régime réel simplifié ou le régime réel normal.
Les déclarations de TVA à effectuer si l’entreprise est soumise au régime réel simplifié
L’entreprise soumise au régime réel simplifié doit effectuer une seule déclaration de TVA le 2ème jour ouvré suivant le 1er mai. Cette déclaration s’effectue par voie dématérialisée, sur le formulaire CA12 récapitulant l'ensemble des opérations imposables de l’année civile précédente.
Aussi, les acomptes versés en juillet et en décembre doivent figurer sur la déclaration CA12 afin qu’ils puissent être déduits de la somme due.
Les déclarations de TVA à effectuer si l’entreprise est soumise au régime réel normal
L’entreprise soumise au régime réel normal doit télétransmettre une déclaration CA3 chaque mois, sur laquelle elle doit calculer la TVA devenue exigible au cours du mois précédent.
Bon à savoir : lorsque la TVA est inférieure à 4 000 € par an, l’entreprise a la possibilité de transmettre trimestriellement la déclaration CA3.
Comment payer la TVA ?
Le règlement de la TVA doit obligatoirement être effectué par voie dématérialisée sur l’espace professionnel de l’entreprise sur impôt.gouv.fr.
Concernant le premier règlement de TVA, l’entreprise doit avoir préalablement transmis un mandat à sa banque.
Aussi, si les acomptes sont supérieurs à la somme dûe ou lorsque la taxe déductible est supérieure à la taxe collectée, l'excédent constitue un crédit de TVA. L’entreprise dispose donc de différentes options :
- imputer ce crédit sur les prochaines déclarations ;
- demander un remboursement ;
- imputer ce crédit sur une échéance future pour payer un autre impôt professionnel encaissé par le réseau fiscal de la Direction Générale des Finances Publiques.