Se substituant à d’autres déclarations (DADS-U, DOETH, etc.), la déclaration sociale nominative vous permet de transmettre les informations de vos salariés à l’administration et à divers organismes (Sécurité sociale, Pôle Emploi, etc.). Découvrez la définition de la DSN et comment la remplir.
Qu’est-ce que la déclaration sociale nominative ?
La déclaration sociale nominative (DSN) est un dispositif déclaratif permettant de transmettre à l'administration les informations relatives à ses salariés. Cette déclaration doit être réalisée tous les mois.
Reposant sur un échange de données informatisé (EDI), la déclaration sociale nominative est réalisée à partir des informations figurant sur les fiches de paie (à condition d'avoir un logiciel de paie compatible). Elle permet de transmettre :
- les données relatives à la paie du salarié ;
- les événements notables de la période d'activité : arrêt de travail, licenciement, démission, arrêt maladie, congé paternité, etc.
La déclaration sociale nominative est notamment utile pour :
- calculer le montant des cotisations sociales de l'employeur et des salariés ;
- permettre le paiement des cotisations ;
- informer les organismes sociaux de la situation de vos salariés (périodes d'activité, rémunération, etc.), tels que l'Assurance maladie, Pôle Emploi ou encore l'URSSAF ;
- permettre à vos salariés de bénéficier automatiquement de leurs droits (indemnisation d'un arrêt maladie, droits au chômage, etc.).
Quelles entreprises doivent réaliser une DSN ?
Sauf exceptions, toutes les entreprises du secteur privé employant des salariés ont l'obligation de réaliser une déclaration sociale nominative chaque mois.
De plus, une déclaration sociale nominative doit être effectuée pour chaque établissement de l'entreprise. Il faut donc réaliser autant de DSN que vous avez de numéros de Siret en activité, ces derniers étant attribués à vos différents établissements.
Quelles déclarations sont remplacées par la DSN ?
Depuis 2017, la déclaration sociale nominative se substitue à de nombreuses autres déclarations, dont :
- la DADS-U (Déclaration annuelle des données sociales unifiée) ;
- la DOETH (Déclaration obligatoire d'emploi de travailleurs handicapés) ;
- la DMMO (Déclaration de mouvement de main d'œuvre) ;
- la DTS (Déclaration trimestrielle des salaires) avec le bordereau de versement mensuel.
Les informations qui étaient demandées dans ces différentes déclarations sont désormais intégrées à la DSN. Il existe malgré tout des exceptions. À titre d'exemple, la DADS-U est encore obligatoire pour les entreprises qui emploient certains salariés (dockers, marins-pêcheurs, etc.) et pour celles qui ne sont pas en mesure de transmettre les données des organismes complémentaires dans la déclaration sociale nominative.
Comment remplir la déclaration sociale nominative ?
La fréquence d’envoi de la DSN
La déclaration sociale nominative doit être réalisée en 2 occasions distinctes.
- La DSN périodique doit être transmise tous les mois, et ce, sans exception. Elle doit être effectuée au plus tard le 15 du mois pour les entreprises de moins de 50 salariés et le 5 du mois pour les entreprises de plus de 50 salariés.
- La DSN signalement d'événement doit être envoyée en cas d'arrêt de travail (maladie, maternité, etc.), de reprise anticipée du travail et de fin de contrat (démission, licenciement, etc.). Vous disposez d'un délai de 5 jours à compter de la survenue de l'événement à déclarer.
La réalisation de la déclaration sociale nominative
La déclaration sociale nominative peut être remplie par le chef d'entreprise, un responsable à l'interne (comptable, directeur des ressources humaines, etc.) ou un tiers externe (expert-comptable par exemple).
Elle doit être effectuée en ligne :
- sur Net Entreprises pour les salariés rattachés au régime général de la Sécurité sociale ;
- sur le site de la MSA pour les salariés rattachés au régime agricole.
Pour effectuer la DSN, vous devez néanmoins disposer d'un logiciel de paie compatible : il permet d'extraire les données figurant sur les fiches de paie, de les convertir et de permettre leur envoi via la DSN. En l'absence d'un logiciel compatible, vous pouvez notamment utiliser le service TESE (Titre emploi service entreprise) pour les salariés du régime général de la Sécurité sociale.