Le dépôt d’actes fait partie des formalités importantes d’une entreprise. Obligatoire ou facultatif, ce procédé requiert une vigilance. En effet, l’absence de dépôt ou le dépôt tardif d’un acte obligatoire est susceptible d’entraîner des sanctions. Faisons le tour du dispositif.
En quoi consiste le dépôt d’actes ?
Le dépôt d’actes est une formalité facultative ou obligatoire lors de l’immatriculation d’une entreprise et tout au long de son activité en cas de changements survenus.
Il consiste en l’envoi d’un ou de plusieurs documents écrits constatant la création d’une entreprise ou un changement opéré en cours d’activité.
L’acte se définit comme un écrit nécessaire à la validité ou à la preuve d’une situation juridique. Il peut également traduire la manifestation de volonté afin de produire des effets de droit.
Ce dépôt est obligatoire pour certains actes comme les statuts et leurs actes complémentaires. Le changement des statuts est également soumis aux formalités de dépôt obligatoires.
Par ailleurs, en cas de dissolution d’une société, par exemple, certains actes font également l’objet d’un dépôt obligatoire (procès-verbal d’assemblée générale, etc.).
Les formalités de dépôt d’actes dépendent de la nature de l’entreprise et du type d’acte.
Quels sont les actes à déposer ?
Nombreux sont les actes devant faire l’objet d’un dépôt. Les premiers actes déposés sont les immatriculations.
Les immatriculations sont obligatoires pour toute création d’entreprise :
- Entreprises individuelles (EI) et micro-entreprises ;
- entreprises unipersonnelles à responsabilité limitée (EURL) ;
- sociétés à responsabilité limitée (SARL) ;
- sociétés par actions simplifiées unipersonnelles (SASU) ;
- sociétés par actions simplifiées (SAS) ;
- sociétés anonymes (SA) ;
- sociétés en commandite par actions, etc.
Certaines créations d’entreprises font suite à la signature d’une location-gérance (ou gérance-mandat) ou à l’achat d’un fonds de commerce. Un acte constatant cette location-gérance doit également faire l’objet d’un dépôt. Suite à l’achat d’un fonds de commerce, une copie de l’acte de vente doit être déposée.
Parmi les actes les plus courants, il y a également le dépôt des statuts d’une société. Les statuts sont les actes écrits constitutifs d’une société. Ils comportent certaines mentions obligatoires régissant le fonctionnement de la structure et posant ses objectifs.
Ils sont l’acte fondateur d’une société ou d’une association. Ils peuvent être des actes authentiques ou des actes sous seing privés.
Les structures concernées par le dépôt des statuts sont les suivantes :
- les SA ;
- les SAS et SASU ;
- les SARL et EURL ;
- les sociétés d’exercice libéral (SEL) et leurs variantes ;
- les sociétés civiles immobilières (SCI) ;
- les sociétés non commerciales (SNC) ;
- les associations, etc.
Par ailleurs, toute modification liée aux statuts doit être communiquée. Ceci vaut pour toutes les sociétés personnes morales.
En outre, lors de la création de la société, certaines nominations doivent être effectuées. Elles font également l'objet d’un dépôt obligatoire :
- nomination du gérant pour les SA, sociétés de personnes et sociétés civiles ;
- nomination du commissaire aux comptes pour les sociétés par action, les sociétés à responsabilité limitée et les sociétés de personne ;
- nomination du président-directeur général pour les sociétés par actions simplifiées, etc.
En cours d’activité, certains actes doivent également être déposés tels que les comptes annuels. Ce dépôt est obligatoire pour toutes les sociétés ainsi que les entreprises individuelles à responsabilité limitée. Les personnes physiques ne sont pas concernées par cette obligation mais doivent, néanmoins, déposer leurs documents comptables.
Enfin, la cessation d’une activité est également soumise à certaines formalités. On distingue trois types de cessation d’activité :
- la dissolution ;
- la radiation ;
- la liquidation.
Les formalités de radiation et de liquidation d’une entreprise incluent un dépôt sur le Guichet unique. Lors d’une liquidation, les documents suivants doivent être déposés :
- le procès-verbal d’assemblée sur la dissolution et la nomination du liquidateur ;
- l’attestation de parution sur un support d’annonces légales de la décision de dissolution et de nomination du liquidateur ;
- d’autres documents administratifs tels que la copie d’une pièce d’identité du liquidateur, etc.
Certains documents supplémentaires sont à déposer sur le Guichet unique après la publicité de la clôture de la liquidation (et donc la radiation de la société).
Bon à savoir : certaines entreprises peuvent exiger la confidentialité de certains actes relatifs à leurs comptes annuels (micro-entreprises ou petites entreprises).
Quelles sont les sanctions en cas d’absence de dépôt d’actes ?
Le dépôt d’acte obligatoire doit être respecté sous peine de sanctions.
Les sanctions sont très variables selon le type d’acte. On peut citer globalement des sanctions telles que le versement de pénalités pour chaque jour de retard ou encore l'inopposabilité aux tiers d’un acte déposé.