L’approbation des comptes annuels

Qu’est-ce que l’approbation des comptes annuels ?

L'approbation des comptes est la démarche par laquelle les associés ou les actionnaires approuvent la gestion de la société par le dirigeant à l'issue de l'exercice comptable. À travers cette formalité, les associés ou actionnaires certifient qu’ils ont bien pris connaissance des comptes et qu’ils les considèrent conformes. Les comptes annuels doivent ensuite être déposés au greffe du Tribunal de commerce dans les deux mois suivant leur approbation, avant d'être publiés au Bodacc (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales).

Dans le détail, l'approbation des comptes annuels consiste à valider principalement trois types de documents comptables.

• Le bilan de l'entreprise, prenant la forme d'une photographie de l'actif et du passif à la clôture de l'exercice.
• Le compte de résultat qui liste les produits et les charges de la société.
• Les éventuelles annexes qui ont vocation à faciliter la compréhension du bilan et du compte de résultat.

Bon à savoir : bien que les comptes annuels approuvés doivent obligatoirement être déposés au greffe, certaines entreprises peuvent demander à ce qu'ils ne soient pas rendus publics. Pour cela, l'entreprise doit réaliser une déclaration de confidentialité.

Comment approuver les comptes de l’entreprise ?

À l’issue de l’exercice comptable, la société doit respecter 4 grandes étapes pour faire approuver ses comptes annuels par ses associés ou ses actionnaires.

1. Établir les comptes de l’entreprise

Avant de pouvoir approuver les comptes annuels, l'entreprise doit tout d’abord établir les documents comptables précédemment cités :

• le bilan ;
• le compte de résultat ;
• les annexes (selon les spécificités de l’entreprise).

Bien qu’elle puisse être réalisée par le dirigeant, un salarié et/ou les associés ou actionnaires, cette démarche est le plus souvent confiée à un expert-comptable agréé afin qu’il en certifie la conformité.

2. Rédiger le rapport de gestion

En complément, l'entreprise doit établir un rapport de gestion annuel, prenant la forme d'un historique de l'activité sur la durée de l'exercice comptable. Devant impérativement être communiqué aux associés ou actionnaires au moins 15 jours avant l'assemblée générale, ce rapport inclut notamment :

• la situation de l'entreprise durant l'exercice comptable ;
• les perspectives envisagées ;
• les événements survenus entre la clôture de l'exercice et la rédaction du rapport de gestion ;
• les délais de paiement ;
• le travail de R&D réalisé ;
• les éventuelles prises de participation ;
• les succursales de l'entreprise ;
• l'analyse de la situation financière (résultat, évolution de l'activité, etc.) ;
• les dividendes distribués lors des 3 dernières années.

3. Tenir une assemblée générale

À compter de la clôture de l'exercice, l'entreprise dispose de 6 mois pour faire approuver ses comptes annuels auprès de ses associés ou de ses actionnaires (sauf exception). Pour cela, elle a l'obligation d'organiser une assemblée générale ordinaire (AGO). Celle-ci présente plusieurs objectifs :

• présenter la situation financière de l'entreprise ;
• approuver la gestion de l'entreprise par le dirigeant au cours de l'année écoulée ;
• valider les comptes de l'exercice ;
• affecter le résultat de l'exercice comptable (bénéfice ou perte).

4. Décider de l’affectation du résultat

À l'occasion de l'assemblée générale ordinaire, les associés ou actionnaires doivent également décider de l'affectation du résultat dégagé lors de l'exercice comptable. Plusieurs solutions sont alors possibles selon la nature du résultat.

• Bénéfice : les associés ou actionnaires peuvent affecter le bénéfice aux réserves de la société et/ou le reverser sous forme de dividendes.
• Perte : les pertes peuvent être affectées dans un compte d'attente ou être absorbées sur les comptes de réserves.