L’échange de données informatisé (EDI) est un système d’envoi de documents entre deux entreprises par le biais d’un réseau informatique. Principe, intérêts et mode d’emploi : découvrez l’essentiel de l’échange de données informatisé (EDI).
Quel est le principe de l’échange de données informatisé ?
L'échange de données informatisé (EDI) est une technique ayant comme objectif d’améliorer les échanges entre entreprises et de remplacer les échanges physiques de documents. Ces échanges sont réalisés par des ordinateurs connectés par liaisons spécialisées ou par un réseau privatif à valeur ajoutée (RVA).
Le logiciel EDI tend donc à remplacer les autres canaux de communication plus lents et moins sécurisés. Son utilisation concerne toutes sortes de documents tels que des factures, des bons de commande, des documents comptables ou encore des ordres d’achat.
Quels sont les objectifs de l’échange de données informatisé ?
Le système de l’échange de données informatisé a été conçu dans une optique “zéro papier” afin d’automatiser le traitement d’informations, de disposer rapidement d’une information exhaustive et fiable et ainsi optimiser l’envoi de documents entre deux entreprises. Ce système d’échange permet également aux entreprises de rester en communication à travers des échanges plus fluides et rapides.
Pourquoi utiliser un logiciel de données informatisé ?
L’échange de données informatisé présentent différents avantages :
- la réduction des coûts : l’utilisation d’un logiciel de données informatisé est généralement moins coûteux que les méthodes d’envoi traditionnelles notamment au regard de l’absence de main d'œuvre nécessaire ;
- une meilleure efficacité des échanges : le traitement des données est plus rapide grâce à l’utilisation d’un logiciel ;
- une meilleure sécurité des échanges : la digitalisation des échanges sécurise les informations ainsi que la traçabilité des échanges ;
- une simplification des échanges : le logiciel permet de centraliser des échanges qui auraient été faits via différents modes de communication tels que les courriers, les mails ou encore les fax ;
- une amélioration des relations entre entreprises : les retards et les erreurs étant réduits, les relations entre les entreprises sont meilleures et leur communication est plus fluide et rapide.
Comment utiliser un logiciel d’échange de données informatisé ?
Une fois que les entreprises se sont mises d’accord sur le fait d’échanger via un logiciel de données informatisé, elles doivent :
- s’accorder sur le format de fichier à utiliser : les documents dématérialisés doivent respecter un format standard. Des normes EDI ont été développées et définissent des règles pour cadrer les informations échangées. Ces règles diffèrent selon la localisation géographique des entreprises ainsi que leur secteur d’activité ;
- préparer les documents et les convertir en utilisant le logiciel EDI (il est également possible de solliciter un prestataire de service pour cette étape) ;
- transférer les documents via le logiciel.