Les documents équivalents à l’extrait KBIS selon le secteur d’activité

L’extrait KBIS est le document officiel remis aux entreprises commerciales après leur immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Cependant, toutes les entreprises ne relèvent pas du RCS. Selon l’activité exercée, les dirigeants doivent fournir d’autres justificatifs pour prouver l’existence légale de leur entreprise. Découvrez les documents équivalents à l’extrait KBIS en fonction du secteur d’activité.

L’extrait K : l’extrait KBIS pour les entreprises individuelles et les micro-entreprises

Qu’est-ce que l’extrait K ?

L’extrait K est l’équivalent de l’extrait KBIS pour les entrepreneurs individuels et les micro-entrepreneurs exerçant une activité commerciale.

Remis après l’enregistrement au RCS, ce document atteste de l’immatriculation d’une entreprise individuelle (personne physique), au même titre que l’extrait KBIS pour les sociétés commerciales (personne morale).

Tout comme l’extrait KBIS, l’extrait K mentionne les informations les plus importantes de l’entreprise, telles que :

• le nom et le prénom de l’entrepreneur individuel ;
• sa date de naissance ;
• l’adresse de domiciliation ;
• la forme juridique (entreprise individuelle ou micro-entreprise) ;
• le numéro d’immatriculation au RCS (incluant le numéro SIREN) ;
• la date de début d’activité ;
• une description de l’activité ;
• le nom de domaine ou du site internet de l’entreprise ;
• le nom du greffier ayant validé l'immatriculation.

L’extrait K a la même valeur juridique que l’extrait KBIS. L’entrepreneur individuel doit régulièrement le présenter pour prouver la légalité de son activité dans le cadre de démarches administratives (ouvrir un compte bancaire professionnel, souscrire un prêt, etc.) ou commerciales (passer une commande, acheter du matériel, etc.).

En revanche, un entrepreneur individuel ou un micro-entrepreneur non commerçant (tel un artisan ou un prestataire de services exerçant en libéral) ne peut pas obtenir un extrait K. Pour justifier son activité, il doit présenter son numéro de SIREN ou un avis de situation Sirene.

À noter : contrairement aux entreprises individuelles, les entreprises unipersonnelles à responsabilité limitée (EURL) et les sociétés par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) sont inscrites au RCS et se voient remettre un extrait KBIS (et non un extrait K).

Comment obtenir un extrait K ?

Les démarches pour obtenir un extrait K sont identiques aux formalités de demande d’extrait KBIS. Plusieurs plateformes permettent de demander un extrait K en ligne :

• Infogreffe : le site Infogreffe rassemble toutes les informations recueillies par les greffes des tribunaux de commerce. L’extrait K peut vous être envoyé par message électronique, via un lien à télécharger ou par courrier ;
• MonIdenum : après avoir créé votre identité numérique, vous pouvez obtenir gratuitement un extrait K sur la plateforme MonIdenum, mais uniquement pour votre propre entreprise individuelle ou micro-entreprise ;
• Pôle Sociétés : la plateforme polesocietes.com offre la possibilité de commander un extrait K pour votre entreprise individuelle ou pour une entreprise tierce. Le service transmet votre demande au greffe du tribunal de commerce compétent sous 24 heures. Dès réception, il vous remet l’extrait K par voie électronique.

Le RSAC : l’extrait KBIS pour les agents commerciaux

Qu’est-ce que l’extrait RSAC ?

L’extrait RSAC est le document délivré aux agents commerciaux après leur immatriculation au Registre spécial des agents commerciaux (RSAC). Ce répertoire est l’équivalent du RCS pour les agents commerciaux. Comme le RCS, le RSAC est tenu par le greffe du tribunal de commerce dont dépend leur domicile ou leur siège social (ou du tribunal judiciaire en Alsace-Moselle).

L’agent commercial est un indépendant qui négocie, vend, achète ou loue des biens ou des services au nom et pour le compte d’une autre entreprise. Il agit donc en tant que mandataire d’une entreprise tierce et non en tant que commerçant. C’est pourquoi l’agent commercial doit s’inscrire sur un registre spécial.

Ce professionnel peut exercer son activité sous deux formes juridiques distinctes :

• soit en tant qu’entreprise individuelle (EI) ou micro-entreprise ;
• soit en tant que société (EURL ou SASU). Dans ce cas, l’agent commercial doit être immatriculé à la fois au RSAC et au RCS.

Une fois enregistré, l’agent commercial se voit attribuer un numéro de SIREN et un extrait RSAC attestant de son immatriculation. Ce document contient notamment :

• ses noms, prénoms et date de naissance ;
• son adresse de domiciliation ;
• son numéro d’immatriculation au RSAC (dont le numéro SIREN) ;
• la date de son inscription, etc.

L’extrait RSAC est délivré par le greffe du tribunal de commerce. Il a donc la même valeur juridique qu’un extrait KBIS. L’agent commercial doit déclarer toute modification (nom, adresse, etc.) auprès du greffe afin d'actualiser le registre.

Ses interlocuteurs peuvent lui demander de fournir un extrait RSAC récent pour conclure des contrats commerciaux ou pour accomplir des démarches administratives.

Comment obtenir un extrait RSAC ?

Comme le RCS, les informations répertoriées au RSAC sont accessibles à tous, mais la démarche est payante. Vous pouvez obtenir un extrait RSAC en ligne sur le site d’Infogreffe en renseignant :

• le numéro SIREN ;
• le nom de l’agent commercial (pour une EI) ;
• la dénomination sociale (pour une EURL ou une SASU).

De même, il est possible d’obtenir le document en se rendant sur place au greffe du tribunal de commerce dont dépend le professionnel.

L’extrait D1 : l'extrait KBIS pour les artisans

Qu’est-ce que l’extrait D1 ?

L’extrait D1 est l’attestation officielle remise aux entreprises artisanales de moins de 10 salariés et immatriculées avant le 31 décembre 2022. Délivré par la Chambre des métiers et de l’artisanat (CMA) dont l’entreprise dépend, l’extrait D1 comprend :

• la dénomination sociale de l’entreprise artisanale ;
• l’identité du dirigeant ;
• l’adresse du siège social ;
• le numéro d’immatriculation (dont le numéro SIREN) ;
• la date de création ;
• la description de l’activité artisanale.

Avec la mise en place du Registre national des entreprises (RNE) en 2023, l’extrait D1 est progressivement remplacé par l’extrait RNE.

En effet, les entreprises créées après le 1er janvier 2023 doivent obligatoirement s’inscrire au RNE en passant par le guichet des formalités des entreprises. Pour justifier leur existence légale, elles doivent présenter un extrait RNE.

À noter : une entreprise artisanale peut être enregistrée au RCS et obtenir un extrait KBIS si elle remplit certaines conditions :

• elle emploie plus de 10 salariés ;
• elle mène une activité commerciale en parallèle de son activité artisanale ;
• elle exerce sous forme de société (EURL, SARL, etc.).

Comment obtenir un extrait D1 ?

Les entreprises artisanales immatriculées avant le 31 décembre 2022 doivent demander un extrait D1 sur le site de la CMA dont elles dépendent, en renseignant le numéro de SIREN ou le nom du dirigeant.

Quant aux entreprises artisanales immatriculées après le 1ᵉʳ janvier 2023, la présentation d’un extrait RNE suffit pour attester de leur existence légale. Ce document peut être téléchargé gratuitement sur le site de l’INPI.