RNE et KBIS : quelles différences ?

L’extrait KBIS et l’extrait RNE sont deux documents qui attestent l’existence légale d’une entreprise. Pourtant, ils ne concernent pas les mêmes entreprises et sont délivrés par des autorités distinctes. Découvrez les principales différences entre l’extrait RNE et l’extrait KBIS.

Extrait KBIS et extrait RNE : de quoi s’agit-il ?

Définition de l’extrait KBIS

L’extrait KBIS est le document officiel prouvant l'immatriculation d'une entreprise au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

En plus de servir de justificatif, l’extrait KBIS constitue la “carte d’identité de l’entreprise”. En effet, il contient des informations juridiques détaillées telles que :

• sa dénomination sociale ;
• sa forme juridique (SA, SARL, EURL, etc.) ;
• le montant du capital social ;
• l’adresse du siège ;
• sa durée d’existence ;
• sa date d’immatriculation au RCS ;
• son numéro de SIRET ;
• l’identité, l’adresse et la nationalité des personnes physiques qui la composent (dirigeants, associés, commissaires aux comptes, etc.) ;
• une description de l’activité principale exercée ;
• la mention d’éventuelles procédures collectives (sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire) en cours ou passées ;
• les modifications au RCS (changement de siège, de capital social, de dirigeants, etc.) ;
• le nom et le sceau du greffier ayant délivré le document.

Seules les entreprises exerçant une activité commerciale doivent s’immatriculer au RCS. Dès lors, l’extrait KBIS est uniquement délivré aux sociétés commerciales, indépendamment de leur forme juridique (SARL, EURL, SA, SCA, etc.).

Les entreprises individuelles menant une activité commerciale sont également enregistrées au RCS. Cependant, elles ne doivent pas demander un extrait KBIS, mais un extrait K.

Définition de l’extrait RNE

L’extrait RNE est l’attestation officielle d’immatriculation au Registre national des entreprises (RNE) institué par la loi Pacte pour simplifier la création et les formalités d’entreprise grâce à une plateforme en ligne unique.

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2023, le RNE remplace :

• le Répertoire des métiers (RM) qui recensait les informations des entreprises artisanales ;
• le Registre des actifs agricoles (RAA) qui répertoriait les informations des entreprises agricoles.

Pour l’heure, le RNE ne remplace pas encore le RCS ni le Registre spécial des agents commerciaux (RSAC), mais il vient les compléter. Les entreprises commerciales nouvellement créées doivent donc s’inscrire à la fois au RCS et au RNE.

À terme, le RNE est destiné à devenir le registre unique des entreprises.

Contrairement au RCS qui concerne seulement les sociétés commerciales, le RNE centralise les informations de toutes les entreprises situées sur le territoire français (hors Nouvelle-Calédonie, Polynésie française et Wallis et Futuna), quelle que soit leur forme juridique ou la nature de leur activité.

Lorsqu’une entreprise s’inscrit au RNE, elle reçoit un justificatif d'immatriculation : l’extrait RNE. Selon la forme juridique de l’entreprise, ce document comporte sensiblement les mêmes informations que l’extrait KBIS, à savoir :

• la dénomination sociale de l’entreprise ;
• son numéro d'immatriculation ;
• sa date d’immatriculation ;
• sa forme juridique ;
• l’adresse du siège ;
• une description de son activité principale ;
• l’adresse de ses établissements ;
• le nom, le prénom et la commune de résidence de l’entrepreneur individuel ou des personnes physiques qui composent l’entreprise ;
• le logo de la République française et la Marianne de l'INPI en filigrane servant à attester l'authenticité du document.

Toutefois, pour des raisons de confidentialité et de sécurité, l’extrait RNE ne contient ni les adresses personnelles des personnes physiques, ni leurs jours de naissance.

Quelles sont les principales différences entre l’extrait RNE et l’extrait KBIS ?

Malgré leurs similitudes, l’extrait KBIS et l’extrait RNE présentent de nombreuses différences.

Les entreprises concernées

La différence majeure entre l’extrait KBIS et l’extrait RNE réside dans le fait que l’extrait KBIS concerne uniquement les entreprises exerçant une activité commerciale (enregistrées au RCS).

Au contraire, l’extrait RNE peut être délivré à toute entreprise, quelle que soit sa forme juridique (société civile ou commerciale, entreprise individuelle, micro-entreprise…) ou la nature de son activité (artisanale, libérale, commerciale, agricole).

L’autorité chargée de délivrer l’extrait

L’extrait KBIS et l’extrait RNE sont délivrés par des entités différentes. En effet, l’extrait KBIS est émis par le greffe du tribunal de commerce dont dépend le siège de l’entreprise commerciale. L’extrait RNE, quant à lui, est délivré par le Guichet unique des formalités des entreprises, hébergé par l’INPI (Institut national de la propriété industrielle).

Le mode de délivrance

L’extrait KBIS peut être obtenu soit par voie électronique sur le site MonIdenum, sur le site d'Infogreffe ou via une plateforme telle que polesocietes.com. Il peut aussi être délivré en version papier en se rendant sur place au greffe du tribunal de commerce.

De son côté, l’extrait RNE est une attestation dématérialisée seulement accessible en ligne. Vous pouvez le télécharger gratuitement sur le site data.inpi.fr en renseignant le numéro de SIREN de l’entreprise.

La valeur juridique

Selon le Code de commerce, l’extrait RNE certifie les informations inscrites au Registre national des entreprises au moment de sa délivrance.

En revanche, l’extrait KBIS est un acte authentique émis par le greffier du tribunal de commerce. Cela signifie qu’en cas d’informations contradictoires entre les deux documents, l’extrait KBIS a une valeur juridique plus élevée que celle de l’extrait RNE.

Dans quel cas utiliser un extrait KBIS ou un extrait RNE ?

Malgré leurs différences, l’extrait KBIS et l’extrait RNE peuvent être requis pour accomplir les mêmes démarches administratives, telles qu’ouvrir un compte bancaire professionnel, passer des commandes auprès d’un fournisseur ou signer un bail commercial.

En général, un extrait KBIS récent (datant de moins de 3 mois) est requis pour les démarches des entreprises commerciales, alors que la présentation d’un extrait RNE suffit pour les entreprises non enregistrées au RCS (micro-entreprises, entreprises ayant une activité libérale ou agricole, etc.).

Le choix entre les deux documents dépend donc de la nature de l’activité exercée (commerciale ou non) et des exigences des interlocuteurs.

Dans tous les cas, ces extraits permettent d’accéder à des informations sur d’autres entreprises, par exemple, pour étudier la concurrence, prendre une décision d’investissement ou se prémunir contre une fraude potentielle.