A l’ère de la digitalisation, la protection des données personnelles représente un enjeu majeur. Un métier émergent devient alors essentiel au sein des organisations : le délégué à la protection des données ou data protection officer (DPO). Découvrons les contours de cette nouvelle profession.
Qu’est-ce qu’un DPO ?
Le délégué à la protection des données (DPO) est un professionnel chargé de veiller à la conformité d’une structure à la législation sur la protection des données personnelles, et, plus précisément, au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en Europe.
En ce sens, le DPO s’assure que l’organisation gère les données personnelles de manière légale, transparente et sécurisée. Cette gestion englobe les opérations telles que la collecte, le traitement, le stockage et la suppression des informations personnelles.
Il constitue un pilier central de la conformité en veillant à une utilisation responsable des données personnelles par les organisations. Le DPO participe également à la mise en œuvre de politiques en faveur de la protection des personnes.
Cette fonction a été instaurée par le RGPD (articles 37 et suivants) et s’applique depuis le 25 mai 2018 au sein des pays membres de l’Union européenne.
Le règlement impose la présence d’un DPO dans les cas suivants :
- au sein des autorités ou organismes publics à l’exception des juridictions agissant dans l’exercice de leur fonction juridictionnelles ;
- toutes les entreprises dont l’activité principale exige un suivi régulier des individus à grande échelle (telles que les plateformes en ligne, par exemple) ;
- les organisations assurant un traitement à grande échelle de catégories particulières de données (comme les données de santé ou liées aux infractions des personnes, par exemple).
Un groupe d'entreprises (tel qu’une multinationale, par exemple) peut désigner un DPO unique à condition qu'il soit facilement joignable à partir de chaque lieu d'établissement. Ainsi, il doit être accessible à l’ensemble des entités et en mesure d’apporter des réponses en fonctions de toutes les spécificités du terrain (notamment locales).
Quant aux autorités ou organismes publics, ils peuvent désigner un DPO unique pour des entités similaires.
Enfin, les organisations dispensées de l’obligation d’un DPO peuvent volontairement en recruter un pour renforcer leur conformité au RGPD et améliorer leur gouvernance.
Quelles sont les missions du DPO ?
Le DPO a pour rôle principal de garantir le respect des règles en matière de protection des données personnelles par les organisations. Superviseur et véritable conseiller, il s’assure du traitement légal et sécurisé de l'ensemble des données.
A ce titre, il assure diverses missions. De manière globale, il assure une conformité du traitement des données personnelles au RGPD ainsi qu’aux autres dispositions légales et réglementaires en la matière. Pour ce faire, il supervise l’ensemble des documents, registres et outils informatiques. Il apporte aussi conseil au responsable du traitement (comme le chef de service par exemple) ou aux éventuels sous-traitants.
De manière concrète, le DPO participe et supervise ce que l’on appelle les analyses d’impact sur la vie privée (AIPD). Cet outil permet un traitement conforme des données au RGPD et respectueux de la vie privée. Il est obligatoire pour les traitements susceptibles de risques élevés. Dans le cadre de cette action, il apporte des recommandations pour réduire les risques identifiés.
Le DPO dispose également d’un rôle de sensibilisation et de formation au sein des organisations. Il forme, à ce titre, sur les principes de protection des données et les bonnes pratiques à adopter dans leur quotidien. Ceci, afin de développer une véritable culture de la conformité au sein des entités et intégrer la protection des données dans les différents processus.
Le DPO gère naturellement les risques liés aux données personnelles et répond aux incidents en matière de sécurité. Il collabore avec les différentes parties concernées pour identifier ces risques et apporter des solutions adaptées. Il évalue régulièrement les mesures de sécurité et l’efficacité des politiques organisationnelles. En cas de risque avéré pour les données, il assure une prise en charge des problématiques et limite les impacts sur la structure.
Le DPO n’agit pas seul. Son objectif est d’inclure les équipes pour renforcer la cybersécurité et se conformer au RGPD (équipes juridiques, marketing, RH, etc.).
Il représente un véritable point de contact avec l’ensemble des parties prenantes internes et externes. Il est l’interlocuteur privilégié des autorités telles que la CNIL (notification d’incidents, réponses aux demandes de renseignements ou d’inspection, etc.) mais également des employés en matière de protection des données.
Enfin, il assure une veille juridique constante afin de mettre à jour les politiques internes des structures où il intervient.
Quelles sont les compétences requises d’un DPO ?
En raison de ses multiples tâches, le métier de DPO exige plusieurs compétences.
La principale est son expertise juridique et technique. En effet, il doit maîtriser les lois sur la protection des données ainsi que les dispositions du RGPD. La mise en œuvre des politiques conformes au sein des structures exigent une compréhension des normes nationales et internationales en matière de protection des données ainsi qu’une capacité d’interprétation et d’application des textes.
En plus de ses connaissances juridiques, le DPO doit être expert en gestion des données. A ce titre, il doit maîtriser les processus de traitement des données de leur collecte à leur suppression. L’élaboration des différents documents (les registres notamment) ainsi que les processus ne doivent pas être un secret pour lui.
Il doit également être en mesure d’appréhender les menaces pour les données personnelles (violations des données, piratage, etc.). Une maîtrise des bonnes pratiques en matière de cybersécurité est nécessaire.
Au-delà de ses compétences techniques, le DPO doit disposer d’une grande capacité d’adaptation et de communication. Collaborer efficacement avec les parties prenantes internes au structures et les sensibiliser sur le sujet requièrent certaines qualités relationnelles : communication claire, sens de la pédagogie, diplomatie, sens de la négociation, etc. On attend globalement du DPO sa capacité à instaurer un climat de confiance.
Enfin, le DPO doit présenter des compétences analytiques et organisationnelles. En effet, pour mettre en œuvre des projets de conformité, il doit être en mesure de coordonner les actions des différents services. Avant cela, il doit être capable d’analyser les processus les plus complexes et maîtriser les outils. La conformité légale requiert des processus établis dans les délais ce qui nécessite une organisation rigoureuse pour un DPO. On attend de lui une anticipation des modifications afin d’adapter efficacement les processus internes. Pour faire face à cette pression constante, une grande capacité d’organisation est requise.
Comment devenir DPO ?
Le RGPD précise que le DPO est désigné sur la base de ses connaissances et qualités en matière de protection des données. Il n’existe pas de formation académique d’un DPO.
On constate dans la pratique que la plupart d’entre eux ont un profil informatique ou juridique.
Une formation semble, toutefois, nécessaire pour justifier de ses compétences. En effet, le DPO doit maîtriser les dispositions du RGPD ainsi que la réglementation en matière de protection des données personnelles. Il doit également être en mesure d’établir des processus en interne pour une conformité légale. Ainsi, il doit disposer de compétences juridiques mais également informatiques (data, IT, etc.).
Pour ce faire, le suivi d’une formation est recommandé. Il en existe diverses sur le marché, allant de quelques jours à plusieurs mois. Ces formations couvrent généralement le cadre juridique du RGPD, les aspects techniques de protection des données et les méthodes de sensibilisation en entreprise.
Ces formations apportent le plus souvent une certification gage de compétence dans le domaine. Plusieurs certifications sont reconnues sur le marché :
- certification CNIL DPO ;
- diplôme d’université DPO de l’université Panthéon-Assas ;
- certified Information Privacy Professional / Europe (CIPP/E) : une certification internationale ;
- CNAM : délégué à la protection des données.
Par ailleurs, les connaissances théoriques demeurent insuffisantes pour l’exercice d’un tel métier. Des expériences pratiques sont nécessaires : stages, missions professionnelles, participation à des projets, etc.
Enfin, pour devenir DPO, il faut postuler ! Si les compétences théoriques et pratiques sont présentes, il ne faut pas hésiter à candidater à des postes, ce métier étant très recherché en raison du manque d’experts dans ce domaine. Un DPO peut exercer sous statut salarié ou en freelance ce qui laisse le choix à toute personne intéressée de l’organisation de travail souhaitée.
Quel est l’avantage d’avoir un DPO dans son entreprise ?
Pour les entreprises non concernées par la présence obligatoire d’un DPO, son intégration reste néanmoins recommandée pour diverses raisons.
La protection des données personnelles présente un enjeu majeur au sein des pays européens et son respect est requis dans les entreprises. Afin d’assurer une conformité légale, les entreprises ont un grand intérêt à se doter des services d’un DPO.
La mise en place de processus adaptés et conformes permet d’éviter des risques de sanctions financières en cas de violation de la législation.
Il n’est pas nécessaire de recruter un DPO au sein de son équipe son effectif, il est également possible d’avoir recours aux services d’un freelance ce qui réduirait le coût en matière de prestation. Le bénéfice coût-risque est à étudier avec soin.
Le DPO développe des processus organisationnels efficaces et anticipe les futures évolutions législatives. Sa présence est précieuse pour une conformité permanente à la réglementation.
Les entreprises n’ont pas le choix que d’effectuer des ajustements en interne pour se conformer au dispositif légal. Un DPO pourra apporter des solutions moins coûteuses et plus efficaces pour répondre aux attentes. Un processus optimisé permet une meilleure gestion des données.
Enfin, avoir recours à un DPO décharge l’entreprise des actions dans le domaine. Elles peuvent se concentrer sur leurs objectifs principaux, notamment la productivité et laisser le soin aux experts de gérer cette lourde tâche.
Pour conclure, le DPO dispose d’un rôle majeur au sein des structures dans un environnement où la digitalisation est centrale. Pour faire face aux enjeux en matière de protection des droits des personnes sur leurs données personnelles, ce métier est précieux et très prisé au sein des entreprises. Un choix judicieux doit être fait au regard des coûts qu’un tel profil pourrait représenter : former un salarié en interne, recruter un profil expert en externe ou faire appel aux services d’un professionnel indépendant.