Vérifier l'authenticité d'un extrait KBIS

Les sociétés commerciales doivent justifier de leur immatriculation au Registre du commerce et des sociétés en fournissant un extrait KBIS. Mais face à la hausse des fraudes en ligne, il est recommandé de s’assurer que le document présenté est authentique. Découvrez les différentes méthodes pour vérifier l’authenticité d’un extrait KBIS.

Pourquoi vérifier l’authenticité d’un extrait KBIS ?

Vérifier l’authenticité d’un extrait KBIS est une démarche incontournable pour toute entreprise qui envisage d’effectuer des transactions avec une autre société commerciale.

En effet, l’extrait KBIS est l’attestation officielle délivrée par le greffe du tribunal de commerce, prouvant l’existence légale d’une société et son inscription au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Que ce soit pour signer un contrat avec un fournisseur, un client, un sous-traitant ou pour conclure un bail commercial, l’extrait KBIS est le document de référence pour s'assurer de la fiabilité de ses partenaires.

Cependant, dans un contexte où les fraudes en ligne se multiplient, il peut arriver que des entreprises falsifient leurs documents administratifs. Pour un particulier ou une entreprise, engager des relations avec une société frauduleuse peut avoir de lourdes conséquences : prestations non exécutées, pertes financières, vol de données personnelles, atteinte à la réputation, etc.

Au-delà des risques de fraude, vérifier l’authenticité d’un extrait KBIS vise aussi à s’assurer qu’une entreprise est en conformité avec ses obligations légales et n’est pas en cessation de paiement (en redressement ou en liquidation judiciaire). Les extraits KBIS étant régulièrement mis à jour, ils donnent un aperçu fiable de la santé économique de l'entreprise.

Savoir reconnaître la version officielle d’un extrait KBIS est donc utile pour sécuriser vos transactions, établir des relations commerciales de confiance et éviter les mauvaises surprises.

Comment vérifier l’authenticité d’un extrait KBIS ?

Plusieurs méthodes et indices permettent de vérifier que l’extrait KBIS présenté par une entreprise est un document officiel et authentique.

Le QR Code

Tous les extraits KBIS disposent d’un QR Code situé en haut à droite de la page. Pour vérifier l’authenticité du document, il suffit de scanner ce code à l’aide de votre smartphone (via une application de lecteur de QR Code ou directement avec l’appareil photo). Le scan redirige automatiquement vers une page de vérification du site Infogreffe, le portail officiel des greffes des tribunaux de commerce en France.

Si vous ne disposez pas d’un lecteur de QR Code, vous pouvez également saisir le code de vérification à 10 caractères (situé à gauche du QR Code) sur le site de contrôle d’Infogreffe.

Lorsque le code est valide, la page de vérification affiche la dénomination sociale et le numéro d’immatriculation de l’entreprise, que vous pouvez comparer avec les informations figurant sur le document fourni par l’entreprise. La page mentionne aussi la date de commande de l’extrait KBIS qui, en règle générale, doit dater de moins de trois mois pour être considéré à jour.

Si le code est invalide, un message indique “Aucun document trouvé pour ce code de vérification”.

La signature du greffier

Un extrait KBIS officiel comporte toujours le nom et la signature du greffier du tribunal de commerce qui a validé l'immatriculation et émis le document.

Le greffier, en tant qu’officier public et ministériel rattaché à un tribunal de commerce, est responsable de la tenue du Registre du commerce et des sociétés (RCS). C’est lui qui vérifie, met à jour et délivre les extraits KBIS aux entreprises qui en font la demande. La signature et le tampon du greffier font partie des éléments de sécurité attestant que l’extrait KBIS a bien été émis par un tribunal de commerce situé en France.

La Marianne en filigrane

Un dernier indice permet de vérifier l’authenticité d’un extrait KBIS : la Marianne en filigrane. Chaque extrait KBIS officiel possède un logo de ce symbole de la République française. Située en plein milieu de la page, l’image est superposée sur le texte des informations de l’extrait KBIS et est presque invisible à l'œil nu. La présence du filigrane de la Marianne vise à garantir que le document n’est pas une contrefaçon.

Comment obtenir un extrait KBIS authentique ?

Pour obtenir un extrait KBIS authentique et à jour, vous pouvez passer par plusieurs plateformes fiables :

• obtenir un extrait KBIS sur le site d’Infogreffe : ce site est le portail officiel des greffes des tribunaux de commerce qui répertorie les informations de toutes les entreprises enregistrées au RCS. Vous pouvez y commander un extrait KBIS officiel à recevoir par voie électronique ou par courrier.
• télécharger un extrait KBIS sur MonIdenum : ce site est un autre service géré par les greffes des tribunaux de commerce. Après avoir créé votre identité numérique officielle, vous pouvez obtenir gratuitement l’extrait KBIS de votre entreprise. Toutefois, ce service ne permet pas d’obtenir l’extrait KBIS d’une entreprise tierce.
• commander un extrait sur Pôle Sociétés : obtenez rapidement l’extrait KBIS officiel de votre entreprise ou d’une entreprise tierce en passant par polesocietes.com. La plateforme se charge de traiter votre demande sous 24 heures et de la transmettre aux greffes du tribunal de commerce compétent. Le document officiel vous est envoyé par e-mail.