Comprendre les informations présentes sur un extrait KBIS

L’extrait KBIS est le document officiel qui recense toutes les informations légales d’une société immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Divisé en plusieurs parties, il donne des renseignements relatifs à la situation juridique de l’entreprise, aux personnes physiques qui la composent et à son activité. Suivez notre guide pour tout comprendre sur les informations présentes dans l’extrait KBIS.

Les informations relatives à l’identification de la personne morale

La première partie de l’extrait KBIS détaille les informations permettant d’identifier l’entreprise en tant que personne morale.

Le numéro d'immatriculation au RCS

Le numéro d'immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS) constitue le principal élément d’identification d’une société commerciale. Il est composé de la mention “RCS”, de la ville d’immatriculation et du numéro SIREN (un identifiant unique à 9 chiffres attribué à chaque entreprise).

La date d’immatriculation

La date d’immatriculation correspond au jour où l’entreprise a été enregistrée au RCS. Elle peut différer de la date de début d’activité.

La dénomination sociale

La dénomination (ou raison) sociale est le nom juridique de la société commerciale. Elle sert à différencier la personne morale (l’entreprise) des personnes physiques (les dirigeants ou les associés) qui la composent. La dénomination sociale se distingue aussi du nom commercial (utilisé dans la communication auprès du public) et de l’enseigne (le signe visible apposé sur les locaux de l’entreprise).

La forme juridique

La forme juridique désigne le statut choisi lors de la création de l’entreprise, en fonction du nombre d’associés, du régime fiscal, du montant du capital social ou encore de la responsabilité des dirigeants.

Une entreprise peut prendre une des formes juridiques suivantes :

• Société à responsabilité limitée (SARL) ;
• Société anonyme (SA) ;
• Société par actions simplifiée (SAS) ;
• Société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) ;
• Société en commandite par actions (SCA) ;
• Société en commandite simple (SCS) ;
• Société en nom collectif (SNC) ;
• Entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL) ;
• Entreprise individuelle (EI)…

Le capital social

Le capital social se réfère aux apports des associés. Ces apports peuvent être numéraires (sommes d’argent), en nature (bâtiments, machines, fonds de commerce…) ou en industrie (expérience, savoir-faire…). Le capital social sert à financer la société lors de sa création, mais aussi à répartir les pouvoirs entre les associés proportionnellement à leur contribution. Sur l’extrait KBIS, le capital social donne une indication sur les moyens financiers dont dispose l’entreprise pour mener ses activités.

L’adresse du siège social

L’adresse du siège social désigne le lieu administratif officiel de l’entreprise. En d’autres termes, il s’agit du lieu où sont prises les décisions par les organes de direction. Le siège social peut être établi au domicile du dirigeant, dans un local commercial, dans une pépinière d’entreprise ou encore dans une société de domiciliation. L’adresse du siège social peut être distincte de l’adresse de l’établissement principal (le local d’exploitation) ou des éventuels établissements secondaires.

La durée de la personne morale

L’extrait KBIS indique la durée de vie de la société fixée par les statuts. Cette durée ne peut pas excéder 99 ans. Cependant, elle peut être prolongée par décision des associés au moins 1 an avant son expiration.

La date de clôture de l’exercice social

La date de clôture de l’exercice social correspond à la fin de l’exercice comptable (qui doit obligatoirement durer 12 mois). Si le choix de la date est libre, les entreprises choisissent souvent de clôturer leur exercice social au 31 décembre afin de le faire coïncider avec la fin de l’année civile.

La gestion, la direction, l’administration, le contrôle, les associés ou les membres

La seconde partie de l’extrait KBIS a pour but d'identifier les personnes physiques (dirigeants, associés…) qui composent la société commerciale.

Pour chacune de ces personnes physiques, l’extrait KBIS mentionne :

• la fonction : gérant, directeur, administrateur, associé, commissaire aux comptes… ;
• les noms et prénoms ;
• la date et le lieu de naissance ;
• la nationalité ;
• l’adresse du domicile personnel ;

Si la personne exerce une profession réglementée (par exemple, celle de commissaire aux comptes), l’extrait KBIS précise également les références des autorisations nécessaires à l’exercice de cette profession.

Comprendre les informations de l’extrait KBIS : l’activité et l’établissement principal

La troisième partie de l’extrait KBIS donne des informations sur l’activité de l’entreprise et sur son établissement principal.

L’adresse de l’établissement principal

L’adresse de l’établissement principal se réfère au lieu où est exercée l’activité de l’entreprise (c’est-à-dire le local d’exploitation). Cette adresse peut être identique ou différente de celle du siège social de la société.

La ou les activité(s) exercée(s)

L’extrait KBIS fournit une brève description de l’activité principale exercée par l’entreprise (par exemple, la fourniture de biens, l'hôtellerie-restauration…). Il mentionne également le code APE (activité principale exercée) attribué par l’Insee en fonction de l’activité (numéro composé de 4 chiffres et d’une lettre).

La date de commencement de l’activité

La date de début d’activité fait partie des informations présentes sur l’extrait KBIS, car elle peut être différente de la date d’immatriculation de l’entreprise.

L’origine du fonds ou de l’activité

Cette mention permet de savoir si le fonds ou l'activité correspond à une création ou à une reprise.

Le mode d’exploitation

Le mode d’exploitation se réfère au mode de gestion de l’entreprise. Le plus souvent, il s’agit d’un mode d’exploitation direct, ce qui signifie que l’entreprise gère directement le fonds de commerce (ou le fonds artisanal), sans passer par un gérant-mandataire (une personne physique ou morale chargée d'exploiter le fonds de commerce ou artisanal au nom et pour le compte du propriétaire : le mandant).

Les observations et renseignements complémentaires

Parfois, l’extrait KBIS comporte une section supplémentaire fournissant des informations sur l’entreprise, selon son parcours ou les modifications qu’elle a subies.

L’existence d’une procédure collective

La mention de l’existence d’une procédure collective en cours ou passée (procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire) permet aux tiers, notamment aux clients et aux fournisseurs, d’évaluer la santé financière de l’entreprise et de vérifier sa solvabilité.

Les modifications au RCS

L’extrait KBIS détaille toutes les modifications apportées à l’entreprise, telles que les changements de siège social, de dénomination, de capital social ou de dirigeants, ainsi que les dates correspondantes.

Le nom du greffier ayant signé l’immatriculation

Enfin, l’extrait KBIS fait toujours apparaître le nom, les coordonnées et le tampon du greffier du tribunal de commerce ayant signé l’immatriculation et délivré le document officiel.