Vous avez l’impression de courir après le temps dans votre vie professionnelle ? Vous avez tendance à partir dans tous les sens, à être facilement distrait et à manquer vos échéances ? Découvrez 10 astuces qui ont fait leurs preuves pour optimiser votre agenda et gagner en productivité.
Définir ses objectifs principaux pour savoir où aller
Si, après une journée de travail bien remplie, vous avez l’impression de ne pas avoir avancé, c’est sans doute parce que votre temps a été occupé par des tâches annexes, éloignées de vos objectifs principaux. Pour optimiser votre temps professionnel, il est primordial de définir ces derniers et de toujours les garder en tête. Une fois que vous les aurez listés, vous pourrez mieux définir vos priorités.
Découper ses objectifs en petites actions quotidiennes
Quand vos objectifs sont définis, établissez les actions nécessaires pour y parvenir. Cette étape vous prendra du temps, mais vous le gagnerez sur le long terme grâce à une meilleure organisation. Si votre but est d’ouvrir une boutique, il est évident que l’écrire tel quel dans votre agenda ne vous permettra pas de bien optimiser vos journées. En revanche, si vous avez listé les choses à faire au quotidien, voire à la semaine, vous resterez sur votre ligne directrice en sachant toujours quoi faire.
Prioriser ses tâches pour gagner en efficacité
Parmi les actions à mettre en place, certaines sont moins prioritaires que d’autres. Pour travailler de manière efficace et sans stress, vous devez hiérarchiser les tâches, selon leur degré d’importance et/ou d’urgence. Ce qui est urgent et important doit évidemment figurer en haut de votre liste. Ce qui n’est ni urgent, ni important est certainement peu utile, et donc à abandonner pour parvenir plus rapidement à vos objectifs.
Déléguer pour se concentrer sur l’essentiel
En hiérarchisant vos tâches, vous vous rendrez compte que certaines d’entre elles sont urgentes, mais ont peu d’importance. Ce sont ces dernières qui donnent l’impression de ne pas avancer, d’être sans cesse détourné de son but à cause d’obligations à régler. Pour optimiser votre emploi du temps, n’hésitez pas à les déléguer à une personne qui possède les compétences requises, et qui sera certainement plus rapide que vous. Ainsi, vous pourrez vous concentrer davantage sur vos priorités.
Avaler le crapaud pour éviter de procrastiner
“Avalez un crapaud dès le matin et rien de pire ne vous arrivera pour le reste de la journée”. Cette citation de l’écrivain Mark Twain a inspiré le spécialiste en développement personnel Brian Tracy, pour lutter contre la procrastination. Son principe est tout simple : lorsque vous commencez votre journée, faites d’abord la tâche la plus pénible et la plus cruciale de votre liste. La méthode est bien plus efficace que celle qui consiste à garder “le plus gros” pour la fin. Après avoir passé des heures à effectuer des actions secondaires, vous risquez d’être démotivé, et donc de reporter la tâche que vous redoutez.
Apprendre à dire non sans culpabiliser
Il n’est pas toujours facile de dire non à une demande (d’un proche, d’un client, d’un collaborateur…). Pourtant, tout accepter vous causera bien des problèmes dans votre vie entrepreneuriale : vous éparpiller, avoir un agenda trop chargé, décevoir en rendant un travail de moindre qualité ou en ne respectant pas vos deadlines… Pour une gestion efficace de votre temps, acceptez uniquement les sollicitations concernant des personnes et des projets qui en valent la peine.
Anticiper les imprévus pour ne pas être débordé
La vie professionnelle est régulièrement marquée par des imprévus qui viennent bouleverser l’agenda initial. Pour éviter d’être submergé de travail, l’astuce consiste à ne pas surcharger votre emploi du temps. Chaque semaine, laissez-vous une heure ou deux sans rendez-vous, sans réunion et sans travaux personnels. Cet espace vide vous permettra de régler les questions inattendues sereinement, sans bouleverser tout votre planning.
Utiliser la méthode Pomodoro pour rester concentré
Née dans les années 1980, la méthode Pomodoro consiste à découper votre journée en petites tâches d’environ 25 minutes, que vous séparerez par des plages de repos de 5 à 10 minutes. Elle permet de rester pleinement concentré sur son travail, puis de s'accorder une pause pour évacuer les tensions, vous isoler et éliminer tout ce qui peut parasiter votre concentration (par exemple, en répondant aux SMS envoyés pendant la tâche précédente). Pour appliquer cette technique qui améliorera votre productivité et votre gestion du temps de travail, vous pouvez utiliser un minuteur ou une application mobile dédiée.
Mixer outils numériques et papier
De nombreux outils informatiques existent pour optimiser votre emploi du temps. Certains permettent de réaliser des to-do lists, d’autres de supprimer les sources de déconcentration, de booster sa productivité, de planifier facilement vos rendez-vous, de faciliter la communication… Cependant, la bonne vieille méthode du papier et du crayon reste toujours efficace pour noter ses idées, définir des tâches à accomplir ou tenir à jour son agenda. À vous de mixer les outils numériques et les techniques plus classiques pour établir votre routine de travail idéale.
Savoir se déconnecter pour repartir du bon pied
Enfin, n’oubliez pas que travailler trop longtemps est souvent contre-productif. Le cerveau ayant régulièrement besoin de repos pour fonctionner de plus belle, il est primordial de vous accorder des pauses, y compris lorsque vous avez du retard dans vos tâches. Pensez donc à vous déconnecter totalement du travail et à vous détendre, notamment le midi et le soir. Un conseil essentiel pour éviter le burnout. Si vous faites partie de ceux qui ont du mal à s’accorder des pauses aux moments opportuns, vous pouvez les programmer sur votre agenda.
Bien souvent, nous avons l’impression de manquer de temps alors que nous manquons surtout d’organisation. En suivant ces dix conseils, vous augmenterez votre productivité, votre bien-être, mais aussi la durée de vos temps libres. Certaines tâches sont assez chronophages au départ, en particulier le fait de lister, hiérarchiser et planifier toutes les actions à mettre en place pour parvenir à vos objectifs. Néanmoins, le temps que vous y consacrerez sera très vite rentabilisé grâce à vos journées optimisées.
