Vous souhaitez optimiser votre efficacité au travail en étant mieux organisé, en collaborant plus facilement et en améliorant votre concentration ? Qu’il s’agisse d’applications mobiles, de sites internets ou de logiciels, découvrez les outils indispensables pour arrêter de procrastiner tout en gagnant en productivité.
Todoist : gérer ses tâches facilement et rapidement
L’application Todoist s’adresse aussi bien aux freelances qu’aux entreprises de toutes tailles. Elle permet de gérer ses tâches et ses to-do lists grâce à de nombreuses fonctionnalités : tri des projets par code couleur, programmation d’échéances et de rappels, partage de fichiers, attribution de tâches à des collaborateurs…
Cette application peut être utilisée sur ordinateur, tablette, smartphone ou encore montre connectée, et se synchronise sur tous les appareils pour toujours savoir où vous en êtes. Elle se décline en trois formules : la Starter entièrement gratuite, la Pro pour 4 euros par mois et la Business pour 6 euros par mois.
Evernote : ne jamais laisser filer ses bonnes idées
Application incontournable pour la prise de notes, Evernote vous fera gagner de précieuses minutes dans vos journées de travail. Notez ou capturez vos idées lorsque l’inspiration se présente pour ne pas les oublier. Ajoutez des images, des numérisations, de l’audio… Puis retrouvez-les sur tous vos devices grâce à la synchronisation automatique. Vous pourrez ensuite rassembler vos notes, mais aussi vos tâches et vos plannings, pour optimiser votre efficacité.
Evernote est proposé en plusieurs formules gratuites ou payantes, pour les particuliers et pour les équipes. Cet outil peut être couplé à des centaines d'autres applications comme Zendesk, Sunrise, TaskClone ou encore Integromat, pour un travail encore plus efficace.
OneTab : pour mieux gérer ses onglets
Il vous arrive souvent de perdre du temps à rechercher un onglet précis parmi vos dizaines de pages web ouvertes ? Ces pages ont tendance à ralentir votre PC, mais vous ne comptez pas les fermer ? Téléchargez OneTab, une extension pour Google Chrome, Firefox, Edge et Safari. Très simple d’utilisation, elle permet de convertir les onglets en une liste. Lorsque vous aurez besoin d’accéder de nouveau à ces onglets, vous n’aurez qu’à les restaurer, soit individuellement, soit tous en même temps. Il est aussi possible d'enregistrer votre page de liens “en tant que page Web” pour la partager avec d’autres personnes. Un petit outil dont la promesse est de vous faire économiser “jusqu'à 95 % de mémoire”.
Forest : rester concentré toute la journée
Disponible gratuitement sur Google Play et sur l'App store, l’application Forest vous aidera à rester concentré sur votre travail. Lorsque vous commencez une tâche, elle plante un arbre qui grandit à mesure que vous continuez à travailler. Si vous quittez l’application pour ouvrir une notification, l’arbre meurt : de quoi vous pousser à décrocher de votre smartphone ! Au fil des jours, vous développez une forêt de plus en plus dense. Vous pouvez aussi gagner des pièces d’or pour acheter plus d’arbres ainsi que des prix additionnels en remplissant des missions. Par ailleurs, l’application collabore avec l’association Trees for the future pour que les arbres plantés virtuellement le soient dans la vie réelle.
Calendly : planifier ses rendez-vous en un clin d’oeil
Calendly est un outil qui permet de planifier facilement des rendez-vous professionnels, qu'il s’agisse de rendez-vous individuels, de réunions d’équipes, mais aussi de séminaires en ligne ou de formation. L’utilisateur peut d’abord permettre à ce logiciel de se synchroniser avec Google Agenda, Outlook ou encore Office 365 pour vérifier ses disponibilités. Puis, il propose à ses collègues, clients ou partenaires d'accéder à son planning afin qu’ils choisissent eux-mêmes un horaire de réunion. Ces derniers n’ont donc qu’à s’inscrire avant de recevoir un message de confirmation de rendez-vous de la part de Calendly.
Cet outil offre de nombreuses possibilités de personnalisation, notamment au niveau de la durée des rendez-vous et des messages de rappel. Il est disponible gratuitement pour une planification de base, puis sous plusieurs formules payantes pour les besoins plus importants.
Trello : pour faciliter les projets en équipe
Trello est un outil très visuel qui vous permettra de mieux gérer vos projets en équipe ou votre flux de travail. Inspiré de la méthode agile Kanban, il permet d’organiser vos projets sous forme de tableaux contenant des listes, qui sont elles-mêmes composées de cartes. Ces cartes représentent généralement des tâches auxquelles vous pouvez ajouter des descriptions et des commentaires, des pièces jointes, des liens ou encore des étiquettes. Il est aussi possible d’y associer une deadline et d’attribuer la carte à une ou plusieurs personnes. Une fois la tâche effectuée, l’utilisateur change la carte de liste par un simple glisser-déposer, en la passant par exemple de la colonne “à faire” à la colonne “à vérifier”.
Dans sa version gratuite, Trello permet de gérer jusqu'à 10 tableaux par espace de travail ainsi qu’un nombre illimité de cartes. Il existe aussi des offres Standard, Premium et Enterprise pour les petites et grandes entreprises cherchant à optimiser l’efficacité de leurs équipes.
Slack : simplifier les échanges professionnels
Parce qu’une bonne efficacité passe nécessairement par une bonne communication, il est important de disposer d’un outil adéquat pour tout travail en équipe. Slack est un logiciel pouvant aussi bien être utilisé dans le navigateur que sur le bureau ou comme application mobile. Il permet de communiquer avec ses collaborateurs dans un chat organisé en différents canaux de discussions, mais pas seulement. En effet, la plateforme permet les échanges de fichiers, le partage d’écran et peut intégrer en son sein de nombreux services externes : Dropbox, Google Drive, GitHub… Il s’agit donc d’un véritable espace de travail facilitant la collaboration.
TomatoTimers : booster la productivité
Si vous avez du mal à rester pleinement concentré plus de quelques minutes, vous pouvez télécharger l’application TomatoTimers. Il s'agit d’une minuterie personnalisable qui vous permettra d’appliquer la technique Pomodoro, lors de laquelle une personne travaille en sprints de 25 minutes avant de prendre une pause de 5 minutes. Listez simplement vos tâches à effectuer dans la journée, puis réalisez-les pendant les périodes de sprint chronométrées, avant de cocher ce qui a été réalisé pendant les temps de pause. Ainsi, vous pourrez enregistrer votre progression et être satisfait du travail accompli.
En utilisant quotidiennement ces outils, vos journées seront mieux organisées, les échanges seront plus fluides et votre efficacité sera décuplée. De quoi optimiser votre temps de travail, seul ou en équipe.
