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L'extrait KBIS constitue la preuve de l'immatriculation au Registre du commerce et des sociétés d'une entreprise, formalité obligatoire lors de la création d'une activité commerciale en France. À ce titre, ce document officiel permet d'attester de l'existence légale et juridique d'une entreprise commerciale ou d'une société.

Une entreprise ne dispose pas d'extrait KBIS si elle n'est pas immatriculée au RCS. Or, plusieurs sanctions peuvent être prononcées à l'encontre d'une société ne remplissant pas son devoir d'immatriculation. Pouvant être considéré comme du travail dissimulé, comme le prévoit l'article L8221-3 du Code du travail, le défaut d'enregistrement au RCS peut entraîner :

• la délivrance d'une injonction d'immatriculation au RCS dans les plus brefs délais ;
• la délivrance d'une pénalité pour chaque jour de retard à compter de l'injonction ;
• en cas de déclaration volontairement inexacte, une amende de 4 500 € et 6 mois d'emprisonnement ;
• en cas de volonté manifeste de dissimulation de l'activité, une amende de 45 000 € et une peine d'emprisonnement de 3 ans pour les personnes physiques ;
• en cas de volonté manifeste de dissimulation de l'activité, une amende de 225 000 € pour les personnes morales ;
• une interdiction de vote pendant 5 ans aux Tribunaux de commerce, aux Chambres de commerce et d'industrie (CCI) et aux conseils des prud'hommes.

L'extrait KBIS regroupe toutes les principales informations légales et juridiques d'une entreprise immatriculée au RCS. Véritable carte d'identité de la société, ce document permet de prendre connaissance des informations renseignées au Registre du commerce et des sociétés lors de la première immatriculation ou de son actualisation. À titre, il indique :

• le nom du greffier du tribunal de commerce qui a signé l'enregistrement au RCS ;
• la raison sociale de l'entreprise, sa dénomination, son sigle ou encore son enseigne ;
• son numéro SIREN ;
• son code APE ou NAF ;
• sa forme juridique (entreprise individuelle, EURL, SARL, etc.) ;
• le montant de son éventuel capital social ;
• l'adresse du siège de l'entreprise ;
• l'adresse des éventuels établissements secondaires installés au sein de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen (EEE) ;
• la date de création et la durée d'existence de la société ;
• le descriptif détaillé de l'activité ;
• le nom de domaine des sites Internet de la société ;
• les informations relatives au dirigeant principal, aux administrateurs et aux commissaires aux comptes (fonction, nom, prénom, date de naissance, commune de naissance, nationalité et adresse)
• les éventuelles références aux autorisations obligatoires demandées aux professions réglementées ;
• l'existence d'une éventuelle procédure collective : sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire.

L'extrait KBIS concerne toutes les formes de sociétés commerciales. Ce document officiel leur est délivré suite à leur immatriculation au Registre du commerce et de sociétés, quelle que soit leur forme juridique :

• les Sociétés à responsabilité limitée (SARL) ;
• les Entreprises unipersonnelles à responsabilité limitée (EURL) ;
• les Sociétés par actions simplifiée (SAS) et les Sociétés par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) ;
• les Sociétés anonymes (SA) ;
• les Sociétés civiles (SC) et les Sociétés civiles professionnelles d'avocats (SCP d'avocats) ;
• les Sociétés en nom collectif (SNC) ;
• les Sociétés en commandite par actions (SCA) et les Sociétés en commandite simple (SCS) ;
• les Groupements d'intérêt économique (GIE) et les Groupements européens d'intérêt économique (GEIE) ;
• les Sociétés européennes (SE) ;
• les Sociétés à prépondérance immobilière à capital variable (SPPICAV) ;
• les succursales des sociétés étrangères ;
• les associations sans but lucratif ayant émis des obligations ;
• les Établissements publics français à caractère industriel et commercial (EPIC).

À noter : les entreprises individuelles exerçant une activité commerciale ont également l'obligation de s'immatriculer au RCS. En revanche, la preuve de cette immatriculation n'est pas l'extrait KBIS, mais l'extrait K.

En tant que représentant légal d'une entreprise commerciale, un extrait KBIS peut vous être demandé par plusieurs de vos interlocuteurs dans le cadre de vos démarches du quotidien (client, fournisseur, administration, etc.). À titre d'exemple, l'extrait KBIS de votre société peut vous permettre de :

• prouver l'existence légale et juridique de votre entreprise ;
• justifier l'immatriculation au RCS de votre activité ;
• souscrire un contrat de prestation de services professionnel (assurance, bail commercial, abonnement Internet, etc.) ;
• passer une commande auprès d'un fournisseur professionnel ;
• participer à un appel d'offres ;
• attester de la situation de votre société, notamment au regard d'une éventuelle procédure collective (sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire).

Vous pouvez également obtenir l'extrait KBIS d'une entreprise tierce, dans la mesure où les informations présentées sur ce document sont de nature publique. Cette demande peut notamment vous permettre de :

• vous renseigner sur une entreprise concurrente ;
• vérifier la situation administrative d'un fournisseur ou d'un client ;
• réaliser une veille commerciale sur les sociétés de votre secteur d'activité ;
• ou encore suivre les évolutions de certaines entreprises.

En théorie, la durée de validité d'un extrait KBIS est illimitée. Tant que la situation administrative de votre entreprise n'évolue pas, les informations renseignées sur le document restent en effet d'actualité.

En pratique cependant, il est généralement demandé de présenter un extrait KBIS de moins de 3 mois. De la sorte, vos interlocuteurs (banque, fournisseurs, etc.) ont la garantie de disposer des informations à jour concernant votre société. C'est tout particulièrement le cas si :

• vous souhaitez ouvrir un compte bancaire professionnel ;
• vous passez commande auprès de fournisseurs professionnels ;
• vous désirez répondre à un appel d'offres.

L'extrait KBIS vous est délivré suite à l'immatriculation de votre entreprise au RCS. Toutefois, vous devez déclarer toute modification de votre société entraînant une évolution des informations figurant au RCS. C'est notamment le cas si :

• vous modifiez la dénomination commerciale de l'entreprise ;
• vous modifiez votre activité ;
• vous changez de forme juridique ;
• vous augmentez le montant du capital social ;
• vous déménagez le siège de votre société ;
• il y a un changement impliquant le dirigeant principal, les administrateurs ou les commissaires au compte.

Si vous êtes dans l'une de ces situations, vous devez demander un nouvel extrait KBIS afin de disposer d'un document actualisé. Pensez néanmoins à conserver les anciens justificatifs d'immatriculation au RCS afin de garder un historique de l'évolution administrative de la société.

Pour simplifier vos démarches, vous pouvez obtenir un extrait KBIS via Internet. Vous disposez de trois solutions principales pour cela.

• Télécharger un extrait KBIS sur Pôle Sociétés : la plateforme polesocietes.com vous permet d'obtenir un extrait KBIS en ligne, pour votre entreprise ou pour une société tierce. Le service inclut la vérification de votre demande, sa transmission au greffe du Tribunal de commerce compétent, la réception de l'extrait KBIS et son envoi par e-mail. Vous pouvez rechercher une entreprise grâce à sa raison sociale, son SIREN ou son SIRET. Votre demande est traitée sous 24 heures.
• Obtenir un extrait KBIS sur MonIdenum : cette plateforme vous permet de vous créer une identité numérique officielle. Après avoir rattaché votre personne à votre entreprise, vous pouvez télécharger gratuitement l'extrait KBIS de votre société, mais pas d'une entreprise tierce.
• Commander un KBIS sur Infogreffe : ce site regroupe toutes les informations enregistrées auprès des greffes des Tribunaux de commerce. Il vous permet de rechercher une entreprise à partir de ses informations administratives. L'extrait KBIS peut vous être adressé par e-mail ou sous la forme d'un lien de téléchargement. Infogreffe.fr peut également vous adresser l'extrait d'immatriculation par courrier.

Si vous préférez, vous pouvez également obtenir un extrait KBIS au format papier. Pour cela, vous disposez de deux solutions principales.

• Contacter le greffe du Tribunal de commerce : après avoir identifié le greffe du Tribunal de commerce auquel est rattachée l'entreprise, vous pouvez lui faire une demande d'extrait KBIS par courrier ou sur place. Le document vous est ensuite remis au guichet ou vous est envoyé par courrier sous 3 jours en moyenne.
• Faire votre demande sur Infogreffe.fr : lors de votre demande d'extrait KBIS sur Infogreffe, vous pouvez opter pour un envoi du document par courrier. Tout comme auprès du greffe, l'extrait d'immatriculation vous est adressé sous 3 jours en moyenne.

Le prix de l'extrait KBIS dépend du service par lequel vous réalisez votre demande, du mode de délivrance choisi et de votre identité. Au 1er janvier 2022, le coût de la demande est :

• gratuit si vous demandez l'extrait KBIS de votre propre entreprise sur MonIdenum.fr ;
• 2,69 € si vous le récupérez au format papier au guichet du greffe du Tribunal de commerce ;
• 3,37 € (dont 0,68 € de diligences de transmission) si vous le téléchargez sur Infogreffe ;
• 4,18 € si vous demandez un envoi par courrier au greffe du Tribunal de commerce ou sur Infogreffe ;
• 2,99 €* si vous le téléchargez sur Pôle Sociétés.

Important : chez Pôle Sociétés, le tarif de 2,99 € HT correspond à un Accès Découverte de 7 jours (1 Kbis inclus) qui donne ensuite lieu, en l'absence de résiliation, à un abonnement mensuel à 79,00 € HT. Si vous souhaitez uniquement un extrait Kbis sans abonnement, vous pouvez utiliser les services publics MonIdenum (pour votre propre société) ou Infogreffe / le greffe du tribunal de commerce.

Seules certaines entreprises artisanales ont l'obligation de s'immatriculer au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il s'agit de celles qui :

• comptent plus de 10 salariés ;
• ont une activité mixte : artisanale et commerciale ;
• ou exercent sous forme de société (SARL, EURL, etc.).

Les autres entreprises artisanales ont uniquement l'obligation de s'enregistrer au Répertoire des métiers (RM) lors de la création de leur activité. Cette immatriculation leur permet de se voir délivrer un extrait D1 : équivalent de l'extrait KBIS pour les artisans, il prouve l'existence juridique de l'activité et regroupe les mêmes informations.

Seuls les micro-entreprises ayant une activité commerciale ont l'obligation de s'immatriculer au RCS. En effet, les artisans doivent uniquement s'enregistrer au RM, tandis que les professions libérales n'ont pas besoin de s'enregistrer à un quelconque registre.

Néanmoins, l'immatriculation d'un auto-entrepreneur commerçant au RCS ne permet pas la délivrance d'un extrait KBIS. En effet, c'est l'extrait K qui constitue la preuve de l'immatriculation d'une personne physique, tel qu'un micro-entrepreneur ou un entrepreneur individuel. Ce document présente les mêmes informations que l'extrait KBIS, a la même valeur légale et a une utilité semblable.

Contrairement aux entreprises commerciales, les agents commerciaux ne doivent pas s'immatriculer au RCS. Par conséquent, aucun extrait KBIS ne peut leur être délivré.

En revanche, les agents commerciaux doivent s'enregistrer au Registre spécial des agents commerciaux (RSAC). L'extrait RSAC constitue la preuve de cette immatriculation. Il a également la même valeur que l'extrait KBIS et permet de prouver l'existence juridique de l'activité.