Obligatoire avant la création de votre activité, la domiciliation d’entreprise correspond à l’adresse administrative et juridique de votre société. Cette démarche permet notamment de déterminer l’identité de vos interlocuteurs administratifs (CFE, CCI, Tribunal de commerce, etc.). Découvrez les solutions pour domicilier votre entreprise.
Qu’est-ce que la domiciliation d’entreprise ?
La domiciliation d'une entreprise correspond à l'adresse administrative d'un établissement. Aussi appelée siège social, cette adresse concentre la vie juridique, les organes de direction et les principaux services de la société. Toutefois, la domiciliation ne correspond pas toujours au lieu de production ou d’activité : l’entreprise peut être domiciliée à une adresse, tandis que son activité se déroule à une autre.
Domicilier une entreprise est une démarche obligatoire. Il s'agit d'une formalité préalable à la création et à l'immatriculation de la société. Ce choix doit néanmoins être réalisé après avoir choisi la forme juridique de l'entreprise (EURL, SARL, entreprise individuelle, etc.).
À quoi sert la domiciliation d’entreprise ?
La domiciliation permet de donner une adresse juridique et administrative à votre entreprise. Cette formalité est utile à plus d’un titre.
- Définir vos interlocuteurs administratifs : la domiciliation permet de localiser votre société à une adresse spécifique. Ce choix va déterminer les différents organismes dont vous dépendez, tels que la Chambre de commerce et d’industrie (CCI), la Chambre de métiers et de l’artisanat (CMA), l’URSSAF, le Tribunal de commerce, la Caisse primaire d’Assurance maladie (CPAM) ou encore le Service des impôts des entreprises (SIE) auxquels votre société est rattachée.
- Adapter vos documents : l'adresse administrative et juridique doit figurer sur l'ensemble des documents de votre entreprise. Vous devez notamment la mentionner dans les statuts de la société, sur vos factures, dans vos contrats ou encore sur vos diverses déclarations et formalités (déclaration de début d'activité, immatriculation au Registre du commerce et des sociétés, etc.).
- Pouvoir être contacté : la domiciliation de votre société doit aussi figurer sur l’ensemble des supports accessibles au public, à l'image de votre site Internet et de vos mentions légales. Elle permet ainsi à des tiers, tels que des clients, de vous contacter. Mais cette adresse représente également l'image de l'entreprise auprès des clients et de vos partenaires.
- Déterminer vos obligations fiscales : les obligations fiscales d’une entreprise dépendent, pour certaines, de sa localisation. À titre d’exemple, le montant de la Cotisation foncière des entreprises (CFE) est notamment défini en fonction du département de domiciliation de votre société.
Comment domicilier son entreprise ?
Domicilier son entreprise chez soi sans activité
Vous pouvez tout d'abord domicilier votre entreprise à votre domicile personnel s’il s’agit uniquement de votre siège social, sans exercice d’une activité, tout particulièrement dans le cas d'une entreprise individuelle. Pour cela, vous devez néanmoins respecter plusieurs conditions :
- être propriétaire ou locataire de votre logement ;
- domicilier votre entreprise au sein de votre résidence principale ;
- vérifier qu'aucune clause ne s'oppose à cette domiciliation, notamment dans votre bail d'habitation, le règlement de copropriété et les règles d'urbanisme de votre commune.
De plus, vous avez l'obligation de prévenir votre bailleur ou le syndicat de propriété de la domiciliation de votre entreprise à votre domicile personnel, et ce, idéalement par lettre recommandée avec accusé de réception.
Dans le cas d'une société, seul le dirigeant peut choisir pour domiciliation son adresse personnelle. De plus, cette possibilité concerne uniquement :
- les gérants de SARL, EURL et SNC ;
- les directeurs généraux ou présidents du directoire d'une SA ;
- les présidents de SAS.
Bon à savoir : si vous remplissez l'ensemble de ces conditions, vous pouvez domicilier votre entreprise à votre domicile personnel autant de temps que vous le souhaitez. Dans le cas d'une société toutefois, cette domiciliation ne peut durer que 5 ans au maximum si une clause du bail, du règlement de copropriété ou des règles d'urbanisme s'y oppose.
Utiliser votre adresse personnelle comme lieu de travail
Vous pouvez également choisir votre adresse personnelle comme lieu de travail. Dans ce cas, des règles spécifiques s'appliquent, notamment selon la nature de l'activité que vous y exercez.
Si vous ne réceptionnez pas de marchandises, ni de clients à votre domicile personnel, vous avez l'obligation de prévenir les impôts du changement d'usage de votre domicile dans les 3 mois suivant le début de votre activité. De plus, vous devez respecter l'ensemble de ces obligations :
- habiter dans une ville de moins de 200 000 habitants ou au sein d'une Zone franche urbaine - territoires entrepreneurs (ZFU-TE) ;
- choisir votre résidence principale comme lieu de domiciliation ;
- respecter les règles fixées par le bail, le règlement de copropriété et l'urbanisme ;
- ne pas causer de nuisances sonores aux habitants si vous êtes situé en rez-de-chaussée.
Si vous réceptionnez des clients et des marchandises au sein de votre domicile personnel, vous avez l'obligation de transformer l'usage de votre domicile. Celui-ci doit passer d'un usage privé à un usage professionnel. Pour cela, plusieurs demandes d'autorisation sont nécessaires :
- auprès du bailleur si vous louez votre logement ;
- auprès du syndicat de copropriété si vous êtes copropriétaire ;
- auprès de la mairie, notamment si vous avez besoin d'un permis de construire pour réaliser des travaux.
Domicilier une société dans un local dédié
Dans la plupart des cas, la domiciliation de votre entreprise correspond à l'adresse du local que vous louez. Pour cela, il vous faut signer :
- un bail commercial si vous avez une activité commerciale ou artisanale ;
- un bail professionnel si vous avez une activité libérale.
Dans l'optique d'assurer la bonne activité de votre société, pensez à choisir votre local en fonction de certains critères, dont :
- son coût : il doit idéalement représenter moins de 8 % de votre chiffre d'affaires annuel ;
- son environnement commercial et la nature des commerces à proximité ;
- l'accès au local (largeur du trottoir, place de stationnement, etc.).
Toutefois, il existe des alternatives à la location de votre local. Vous pouvez en effet domicilier votre entreprise au sein :
- d'un fonds de commerce dont vous êtes propriétaire ;
- d'un fonds de commerce en location-gérance.
Bon à savoir : la domiciliation de votre entreprise dans un local dédié permet de séparer votre vie professionnelle et privée. En contrepartie, ce choix se montre plus onéreux et demande davantage de temps en matière de gestion.
Domicilier une entreprise dans un cabinet de domiciliation
Vous pouvez également domicilier votre entreprise au sein d'une société de domiciliation : il s'agit d'un centre d'affaires, disposant d'un agrément préfectoral, fournissant une adresse administrative à plusieurs entreprises. Selon les cabinets, cette solution de domiciliation peut vous faire profiter de services complémentaires :
- la gestion du courrier de votre entreprise ;
- un service de standard téléphonique ;
- la mise à disposition d'espaces de travail ;
- la délégation des devis et factures.
Le choix d'une société de domiciliation vous permet notamment de cloisonner votre vie professionnelle et personnelle, tout en étant mis en relation avec d'autres entrepreneurs. Pour en bénéficier, vous devez néanmoins respecter plusieurs étapes.
- Choisir un cabinet de domiciliation, notamment en utilisant la liste des centres d'affaires officiellement reconnus par le Synaphe (Syndicat National des Professionnels de l'Hébergement d'Entreprises).
- Signer un contrat de domiciliation d'une durée minimale de 3 mois.
- Immatriculer votre entreprise au Registre du commerce et des sociétés (RCS) et au Registre national des entreprises (RNE) en déclarant cette adresse comme siège social.
Domicilier une société dans un lieu partagé
De manière plus anecdotique, vous pouvez également faire le choix de domicilier votre société au sein d’un lieu partagé entre plusieurs entreprises. Plusieurs solutions s’offrent à vous.
- Espace de coworking : vous pouvez tout d'abord domicilier votre entreprise au sein d'un espace de coworking, à condition qu'il dispose d'un agrément préfectoral et qu'il propose ce service. Ce choix vous permet de rencontrer d'autres entrepreneurs, de partager des équipements (imprimantes, Wi-Fi, etc.) et de souscrire diverses prestations payantes (gestion du courrier, standard téléphonique, location d'espaces de travail, etc.).
- Pépinière d'entreprises : cette structure est dédiée à l'hébergement de jeunes entreprises pour une durée maximale de 48 mois. À condition que votre demande de candidature soit acceptée, vous pouvez intégrer la pépinière en phase d'incubation, avant l'immatriculation de votre entreprise ou dans les 6 mois qui suivent la création de votre activité. Ce choix vous permet également d'être mis en relation avec d'autres professionnels et d'avoir accès à un certain nombre d'équipements et de services partagés.