La déclaration préalable à l’embauche ou DPAE est une formalité déclarative obligatoire lors de de l’embauche d’un salarié. Soumise à un formalisme spécifique, cette déclaration doit être effectuée dans un délai restreint. L’absence de déclaration ou la déclaration tardive est passible de sanction. Découvrons les contours du dispositif.
Qu’est-ce que la déclaration préalable à l’embauche ?
La DPAE est une déclaration pour chaque salarié devant être embauché.
Afin de lutter contre le travail dissimulé, la DPAE auprès de l’URSSAF est obligatoire selon la loi. Elle doit être effectuée lorsqu’un employeur embauche un salarié, sauf exceptions.
Elle doit être adressée par l’employeur :
- à l'organisme de recouvrement des cotisations du régime général de sécurité sociale et au service de santé au travail (URSSAF) ;
- à la caisse de mutualité sociale agricole (MSA) si le salarié relève du régime social agricole ;
- à l’union pour le recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales si le salarié relève du régime spécial des marins.
Dans un souci de simplification, la DPAE a été fusionnée avec la déclaration unique d’embauche (DUE) le 1er août 2011.
La DPAE centralise les formalités déclaratives suivantes :
- l’immatriculation de l’employeur au régime général de la sécurité sociale pour un salarié non agricole ou à l’établissement national des invalides de la marine pour les salariés marins ;
- l’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie ou à la caisse de la MSA pour les salariés agricoles, ou à l’établissement national des invalides de la marine pour les salariés marins ;
- l’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage ;
- la demande d’adhésion à un service de santé au travail pour les salariés non agricoles ;
- la demande de visite d’information et de prévention ou d’examen médical d’aptitude à l’embauche ;
- la déclaration d’affiliation des salariés agricoles aux institutions du code rural et de la pêche maritime
Qui doit effectuer la déclaration préalable à l’embauche ?
Les employeurs de tous secteurs confondus doivent réaliser une DPAE dès lors que le salarié relève du régime général de la sécurité sociale ou du régime de protection sociale agricole.
Cette obligation concerne tous les types de contrats même s’il ne s’agit pas de la première embauche.
Certaines exceptions sont à préciser :
- les employeurs particuliers embauchant des salariés à domicile ne sont pas concernés par l’obligation de la DPAE ;
- pour les salariés intérimaires, l’obligation de la DPAE repose sur l’entreprise de travail temporaire.
Comment doit être effectuée la DPAE ?
Mentions obligatoires de la DPAE
La DPAE doit obligatoirement comporter les mentions suivantes :
- nom et prénoms ou dénomination sociale de l’employeur, adresse postale, code APE, numéro du système d’identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ;
- noms et prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié, numéro de sécurité sociale ;
- date et heure d’embauche ;
- nature et durée du contrat ainsi que la durée de la période d’essai ;
- pour les salariés agricoles, les données nécessaires au calcul des cotisations employeur par les caisses de MSA, à l’affiliation de ces salariés aux institutions régies par le code rural et de la pêche maritime et à l’organisation de la visite d’information et de prévention ou à l’examen médical d’aptitude à l’embauche.
Transmission de la DPAE
La DPAE doit être transmise à l’organisme, au plus tôt, 8 jours avant la date prévue d’embauche. Une copie du document ou de l’accusé de réception doit être remise au salarié sauf si l’organisme destinataire de la DPAE figure sur son contrat de travail.
Depuis le 1er janvier 2020, tous les employeurs doivent effectuer leur DPAE par voie électronique.
Un formulaire doit être rempli et transmis par les moyens suivants :
- sur le site net-entreprises.fr ;
- sur le site de l'URSSAF.
A défaut, l'employeur peut adresser un formulaire signé par télécopie ou par lettre recommandée avec accusé de réception.
La transmission par lettre recommandée avec accusé de réception doit être effectuée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche.
Quelles sont les sanctions en cas d’absence de DPAE ?
En cas d’absence de DPAE par l’employeur, ce dernier s’expose à trois catégories de sanctions :
- des sanctions civiles : redressement URSSAF ;
- des sanctions pénales : 3 ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende (ou 220 000 euros pour une personne morale) pour travail dissimulé en cas d’absence intentionnelle de DPAE ;
- des sanctions administratives : une pénalité d’un montant égal à 300 fois le taux horaire minimum garanti.