Exemple de document KBIS

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Quelles sont les alternatives à l'extrait KBIS ?

Quelles sont les alternatives à l'extrait KBIS ?

L’extrait KBIS n’est pas le seul document permettant d’identifier ou de justifier de l’existence d’une entreprise. Plusieurs alternatives à l’extrait KBIS existent selon le secteur d’activité de l’entreprise ou selon la démarche à accomplir.

L’extrait KBIS atteste de l’enregistrement d’une société au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Toutefois, toutes les entreprises n’y ont pas accès et d’autres documents peuvent le remplacer. Selon le type de démarche à accomplir ou selon la nature de l’activité, découvrez toutes les alternatives à l’extrait KBIS qui permettent d’accéder aux informations juridiques d’une entreprise.

Les principaux documents alternatifs à l’extrait KBIS

Plusieurs documents accessibles à l’ensemble des entreprises peuvent remplacer l’extrait KBIS dans les cas où celui-ci n’est pas requis.

L’extrait RNE

Depuis le 1er janvier 2023, le Registre national des entreprises (RNE) centralise les informations des entreprises situées en France, quel que soit leur secteur d’activité (commerce, artisanat, professions libérales, agriculture...).

Les entreprises enregistrées au RNE peuvent demander une attestation d'immatriculation : l’extrait RNE. Ce document comporte les informations principales de l’entreprise, notamment :

  • la dénomination sociale ou le nom commercial ;
  • le nom du ou des dirigeant(s) ;
  • l’adresse du siège social ;
  • le numéro SIREN ;
  • le code APE ;
  • l’activité principale exercée ;
  • la date d’immatriculation ;
  • la date de début d’activité.

Comme l’extrait KBIS, l’extrait RNE sert à prouver l’existence légale de l’entreprise pour accomplir des démarches administratives (ouverture d’un compte bancaire professionnel, souscription d’une assurance…). Il peut être utilisé en complément de :

  • l’extrait KBIS pour les sociétés commerciales enregistrées au Registre du commerce et des sociétés (RCS) ;
  • l’extrait K pour les entreprises individuelles (EI) et les micro-entreprises exerçant une activité commerciale ;
  • l’extrait RSAC pour les agents commerciaux inscrits au Registre spécial des agents commerciaux (RSAC).

Depuis 2023, l’extrait RNE remplace l’ancien extrait D1 pour les artisans enregistrés au Répertoire des métiers (RM).

L’extrait RNE peut être téléchargé gratuitement sur le site de l’Institut national de la propriété industrielle (INPI).

L’avis de situation au répertoire Sirene

Délivré par l’Insee (Institut national de la statistique et des études économiques), l’avis de situation au répertoire Sirene fait office de “fiche d’identité” de l’entreprise. Il comprend les informations relatives à l’entreprise, telles que :

  • son nom ;
  • son numéro de SIREN/SIRET ;
  • l’adresse de son établissement principal ;
  • sa forme juridique ;
  • son code APE (Activité Principale Exercée). ;
  • si elle en possède, ses établissements secondaires.

Le répertoire Sirene répertorie environ 32 millions d'établissements et ses données sont mises à jour quotidiennement.

Toutes les entreprises peuvent télécharger un avis de situation Sirene, quelle que soit leur forme juridique (micro-entreprise, SARL, SA…) ou leur secteur d’activité (artisanat, commerce, professions libérales…).

Ce document est donc particulièrement utile pour les entreprises n’ayant pas accès à l’extrait KBIS ou à l’extrait K, telles que les micro-entreprises exerçant une profession libérale. Cependant, cet avis n'a aucune valeur juridique.

L’avis de situation au répertoire Sirene est téléchargeable gratuitement sur le site de l’Insee, en renseignant simplement le numéro SIREN ou SIRET de l’entreprise.

L’Extrait Pôle sociétés

À l’image de l’extrait KBIS, l’Extrait Pôle Sociétés (aussi appelée synthèse d’immatriculation) fournit les principales informations d’une entreprise enregistrée au RNE, dont :

  • les renseignements relatifs à la personne morale (nom, date de début d’activité, adresse du siège social, numéro de SIREN, forme juridique, numéro d'immatriculation au RCS…) ;
  • les noms des personnes physiques qui composent l’entreprise (dirigeants, associés, membres…) ;
  • la nature de l’activité et l’établissement principal.

L’Extrait Pôle Sociétés diffère toutefois de l’extrait KBIS. Alors que ce dernier est délivré par le greffier du tribunal de commerce, l’Extrait Pôle Sociétés est émis par la plateforme polesocietes.com. Par conséquent, il n’a pas la valeur juridique de l’extrait KBIS et ne contient pas certains renseignements, tels que les informations détaillées sur les dirigeants ou les procédures collectives (sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire) passées ou en cours.

Bien qu’il ne remplace pas l’extrait KBIS, l’Extrait Pôle Sociétés peut être utile pour obtenir des informations de base sur une entreprise, notamment pour rédiger des factures ou des devis.

Le numéro de SIREN

Le numéro SIREN (Système d'identification du répertoire des entreprises) est un identifiant unique à 9 chiffres attribué à chaque entreprise par l’Insee. Dans le cadre de la simplification des démarches administratives introduite par la loi PACTE, le numéro SIREN peut remplacer l’extrait KBIS pour effectuer 55 démarches administratives. Ainsi, depuis 2021, la présentation du numéro SIREN suffit pour :

  • candidater à un marché public ;
  • demander l’ouverture d'une procédure de conciliation au président du tribunal ;
  • demander une autorisation d’exploitation commerciale.

Les alternatives à l’extrait KBIS selon l’activité exercée

Certains documents remplacent l’extrait KBIS pour les entrepreneurs qui n’y ont pas accès en raison de la nature de leur activité.

L’extrait K : l’équivalent de l’extrait KBIS pour les micro-entreprises et les entreprises individuelles

Les entrepreneurs individuels exerçant une activité commerciale ne reçoivent pas un extrait KBIS, mais un extrait K.

Comme l’extrait KBIS, l’extrait K est le document officiel qui fournit les informations d’une entreprise individuelle ou d’une micro-entreprise inscrite au RCS. Il contient notamment :

  • le nom de l’entrepreneur ;
  • son adresse de domiciliation ;
  • son numéro SIREN/SIRET ;
  • la date de début d’activité ;
  • une description de son activité.

Ce document sert de justificatif d’immatriculation au RCS et permet de réaliser la plupart des démarches administratives (achat de matériel auprès de fournisseurs…).

En revanche, les entreprises individuelles et les micro-entreprises non commerçantes (comme les professions libérales) n’ont pas accès à l’extrait K. Elles doivent utiliser d’autres documents (l’avis de situation Sirene ou le numéro SIREN) pour effectuer leurs démarches administratives.

Le RSAC : l'extrait KBIS pour les agents commerciaux

Les agents commerciaux ne sont pas immatriculés au RCS, mais au Registre spécial des agents commerciaux (RSAC) tenu par le tribunal de commerce dont ils dépendent.

Dès lors, le document attestant de la légalité de leur activité est l’extrait RSAC. Ce document a la même valeur juridique que l’extrait KBIS. Les agents commerciaux doivent souvent le présenter pour accomplir leurs démarches ou pour signer des contrats commerciaux.

Le D1 : l'extrait KBIS pour les artisans

Pour prouver son existence légale, une entreprise artisanale de moins de 10 salariés peut obtenir extrait D1 ou un extrait RNE selon sa date d'immatriculation :

  • en cas d'immatriculation avant le 31 décembre 2022, elle doit demander un extrait D1 délivré par la Chambre des métiers et de l’artisanat (CMA) dont elle dépend ;
  • en cas d'immatriculation après le 1er janvier 2023, elle est obligatoirement enregistrée au Registre national des entreprises et doit demander un extrait RNE (qui remplace l’extrait D1). Ce document est téléchargeable gratuitement sur le site de l’INPI.

Une entreprise artisanale peut être immatriculée au RCS et demander un extrait KBIS si elle :

  • emploie plus de 10 salariés ;
  • mène une activité commerciale en parallèle de son activité artisanale ;
  • exerce sous forme de société (EURL, SARL…).

Sommaire

  • Les principaux documents alternatifs à l’extrait KBIS
  • Les alternatives à l’extrait KBIS selon l’activité exercée

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