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Faut-il renouveler son extrait KBIS ?

Extrait KBIS : est-il nécessaire de renouveler le document ?

L’extrait KBIS atteste de l’immatriculation d’une entreprise au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Son renouvellement est obligatoire à chaque changement de situation ou dès qu’un partenaire souhaite vérifier l’existence de l’entreprise ou sa solvabilité.

Une fois obtenu, est-il nécessaire de renouveler son extrait KBIS ? En pratique, l’extrait KBIS doit être actualisé dès qu’il y a un changement majeur dans la situation de votre société commerciale ou lorsque vos interlocuteurs vous demandent de prouver son existence légale. Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur le renouvellement de l’extrait KBIS.

Pourquoi renouveler son extrait KBIS ?

L’extrait KBIS est le document officiel attestant de l’existence légale de votre entreprise et de son immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il contient des informations essentielles relative à votre entreprise, telles que :

  • sa raison sociale ;
  • sa forme juridique (SARL, SA…) ;
  • l'adresse du siège social ;
  • le montant de son capital social ;
  • son numéro SIREN ;
  • son code APE (activité exercée) ;
  • l'identité et la fonction des principaux dirigeants…

En quelque sorte, l’extrait KBIS constitue une photographie de la situation juridique et administrative de votre entreprise à la date de son émission. Il est donc indispensable de le mettre à jour dès que les informations inscrites au RCS évoluent ou lorsque vos partenaires exigent la présentation d’une version récente pour des raisons administratives ou commerciales.

Quand renouveler son extrait KBIS ?

Plusieurs situations peuvent nécessiter la mise à jour de votre extrait KBIS.

En cas de modification des informations figurant au RCS

Le renouvellement de l’extrait KBIS est nécessaire dès qu’un changement majeur survient dans la vie de votre entreprise et entraîne une modification des informations enregistrées au RCS. Cela peut inclure :

  • un changement de dénomination sociale ou de nom commercial ;
  • une modification de l’activité exercée ;
  • un changement de la forme juridique ;
  • un déménagement du siège social ;
  • une variation du capital social (augmentation ou diminution) ;
  • l’arrivée ou le départ de dirigeants, d’associés ou de commissaires aux comptes.

Tous ces changements doivent être déclarés au RCS par le biais d’une déclaration modificative. Une fois les nouvelles informations enregistrées et validées par le greffe du tribunal de commerce, un extrait KBIS actualisé est émis, tandis que l’ancienne version devient caduque.

Si aucun changement n’affecte la vie de votre entreprise, le renouvellement n’est pas obligatoire. Toutefois, il se peut que vous ayez à fournir un extrait KBIS récent, notamment pour des raisons administratives ou commerciales.

En cas de demande de vérification de données par des tiers

Vos partenaires (banque, assurance, clients, fournisseurs…) peuvent exiger un extrait KBIS récent pour l’accomplissement de certaines démarches, telles que :

  • ouvrir un compte bancaire professionnel ;
  • souscrire une assurance ;
  • passer commande auprès d’un fournisseur ;
  • répondre à un appel d’offres…

En effet, les tiers s’appuient sur ce document officiel pour vérifier l’existence de votre entreprise ou sa solvabilité. C’est pourquoi il est généralement demandé aux entreprises de fournir un extrait KBIS datant de moins de 3 mois.

Cette période de validité de 90 jours permet à vos interlocuteurs de vérifier que les informations sur votre entreprise sont à jour. Elle vise aussi à s’assurer que votre société n’est pas en état de cessation de paiements ou n’est pas concernée par une procédure de redressement ou de liquidation judiciaire.

Quelle est la durée de validité de l'extrait KBIS ?

Un extrait KBIS n’a pas de date d’expiration officielle. Ses informations restent valables tant qu’aucun changement n’a été enregistré au RCS. Cependant, dans la pratique, de nombreuses institutions et partenaires commerciaux vous demanderont de présenter un document datant de moins de 3 mois, afin de s’assurer que votre entreprise est toujours active et que ses informations sont à jour.

L’extrait KBIS mentionne toujours la date à laquelle il a été émis.

Comment renouveler son extrait KBIS ?

Les démarches pour renouveler un extrait KBIS sont les mêmes que celles à accomplir lors d’une première demande. Le renouvellement du KBIS peut se faire en ligne, sur place ou par courrier.

Renouveler son extrait KBIS en ligne

L’actualisation de votre extrait KBIS peut être effectuée sur Internet via différents services :

  • sur Pôle Sociétés : en passant par la plateforme polesocietes.com, vous pouvez demander un renouvellement de votre extrait KBIS. Le service se charge de transmettre votre demande au greffe du tribunal de commerce compétent, de recevoir l’extrait actualisé et de vous le renvoyer par e-mail ;
  • sur MonIdenum : la plateforme MonIdenum vous permet d’obtenir gratuitement un extrait KBIS à jour pour votre propre entreprise ;
  • sur Infogreffe : le site Infogreffe centralise l’ensemble des informations enregistrées auprès des greffes des tribunaux de commerce. Vous pouvez y télécharger un extrait KBIS actualisé ou en demander la réception par e-mail.

Demander un nouvel extrait KBIS sur place ou par courrier

Si vous souhaitez obtenir un extrait KBIS actualisé au format papier, vous pouvez :

  • demander un renouvellement d’extrait KBIS sur place en vous rendant directement au greffe du tribunal de commerce de la région où se situe le siège de votre entreprise ;
  • commander un nouvel extrait KBIS sur infogreffe.fr : le site Infogreffe offre la possibilité de commander en ligne un extrait KBIS et de le recevoir par courrier. Le délai de réception s’élève à 3 jours environ.

Renouveler son extrait Kbis : combien ça coûte ?

Le prix du renouvellement d’un extrait KBIS est le même que celui appliqué pour toute première demande. Au 1ᵉʳ janvier 2024, le coût d’un renouvellement d’extrait KBIS est de :

  • 1,90 € en téléchargeant une version électronique sur Pôle Sociétés ;
  • 3,10 € en téléchargeant une version électronique sur le site Infogreffe (ou 3,85 € pour un envoi par courrier) ;
  • 2,56 € en récupérant une version papier sur place (au greffe du tribunal de commerce) ;
  • gratuitement en passant par le service MonIdenum.

Sommaire

  • Pourquoi renouveler son extrait KBIS ?
  • Quand renouveler son extrait KBIS ?
  • Quelle est la durée de validité de l'extrait KBIS ?
  • Comment renouveler son extrait KBIS ?
  • Renouveler son extrait Kbis : combien ça coûte ?

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