Instaurée par la loi, la certification Qualiopi est une obligation incombant à tout formateur auto-entrepreneur souhaitant dispenser des formations financées par des fonds publics ou mutualisés. L’obtention de cette certification est soumise au respect de différents critères. Découvrons l’ensemble du dispositif.
Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?
Mise en place par la loi du 5 septembre 2018, la certification Qualiopi est un label qualité obligatoire pour garantir la qualité des prestations de formation. Elle encadre les processus des différents organismes.
Cette certification répond à plusieurs objectifs :
- garantir la qualité des formations : le but premier de Qualiopi est de renforcer la qualité des formations en instaurant des standards communs pour tous les prestataires de formation. Ceci inclut une méthodologie claire et structurée, une adaptation constante aux besoins et attentes des clients et la mise en oeuvre d’un processus d’amélioration continue ;
- favoriser la transparence des formations : une communication claire et précise est obligatoire sur les objectifs de la formation dispensée, les modalités pédagogiques et d’accompagnement ainsi que les délais d’accès, de tarif et de taux de réussite. Ceci permet au client de choisir en toute transparence le prestataire qui lui convient ;
- une meilleure structuration des démarches pour les prestataires (meilleure gestion des processus internes, formation continue, documentation rigoureuse, etc.) ;
- inciter les organismes de formation à une évolution constante (actions correctives et innovantes, analyse des retours clients, etc.).
Cette certification vise ainsi à professionnaliser les organismes de formation et garantir un service de qualité. Elle est délivrée aux organismes de formation répondant aux critères établis par le Référentiel National Qualité (RNQ).
Le référentiel national qualité comporte 7 critères principaux, déclinés en 32 indicateurs pour évaluer la qualité des prestations : adaptation des prestations et des modalités d’accueil, mobilisation des moyens pédagogiques, qualification des intervenants, etc.
Qui est concerné par la certification Qualiopi ?
Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est devenue obligatoire pour les prestataires de formation souhaitant accéder à des financements publics ou mutualisés.
Cependant, dans ce secteur, tout le monde n’est pas concerné.
Les prestataires concernés sont les suivants :
- les prestataires de formation : les organismes de formation ainsi que les formateurs indépendants y compris les auto-entrepreneurs dans certains cas ;
- les prestataires proposant des bilans de compétence ;
- les prestataires proposant des Validations des Acquis et de l’Expérience (VAE) ;
- les CFA (centres de formation d’apprentis).
De manière générale, tous les organismes souhaitant accéder à des financements publics ou mutualisés sont concernés par l’obligation de cette certification.
Les financements concernés sont les suivants :
- le compte personnel de formation (CPF) : dispositif public mettant à disposition des bénéficiaires un compte contenant une solde à utiliser pour financer des formations ;
- les opérateurs de compétence (OPCO) : organismes accompagnant les salariés dans le cadre de la formation professionnelle ;
- France Travail (ex Pôle Emploi) : acteur public de l’emploi en France ;
- les fonds d’assurance formation (FAF) : aident les travailleurs indépendants à financer tout ou partie de leurs formations professionnelles ;
- les associations “transition pro” : structures finançant les formations dans le cadre de projets de transition professionnelle ;
- les subventions publiques : aides de l’Etat et des collectivités territoriales ;
- le fonds national de l’emploi (FNF) : pour la formation des salariés en activité partielle ou travaillant dans une entreprise à difficultés.
Dans quel cas la certification Qualiopi est obligatoire pour le formateur auto-entrepreneur ?
Le formateur auto-entrepreneur n’est pas toujours dans l’obligation de disposer d’une certification Qualiopi.
En effet, la certification Qualiopi est nécessaire pour l’obtention de subventions publiques ou mutualisées.
Ainsi, elle n’est pas requises dans les situations suivantes :
- lorsque la formation n’est financée qu’avec des fonds privés (par une entreprise ou un particulier) ;
- lorsque le formateur auto-entrepreneur est sous-traité par un organisme certifié Qualiopi : à titre d’exemple, les formateurs indépendants qui travaillent pour le compte d’un organisme de formation sous contrat cadre. Ces professionnels n’ont pas besoin de cette certification ;
- lorsque la prestation de formation ne relève pas du développement des compétences : formation continue, bilan de compétences, validation des acquis et de l’expérience, formation en apprentissage. A titre d’exemple, on peut citer les coachings personnels, les ateliers, etc.
En revanche, lorsque le formateur auto-entrepreneur dispense une formation relevant du développement des compétences et souhaite obtenir des fonds publics ou mutualisés, il doit disposer de la certification Qualiopi.
Par exemple, si un formateur indépendant souhaite dispenser une formation sur la gestion du personnel et souhaite ouvrir cette formation au financement par France Travail ou un compte CPF, elle devra être certifiée Qualiopi.
Quels sont les avantages de la certification Qualiopi ?
L’obligation de la certification Qualiopi présente un grand intérêt. En effet, elle vient pallier de nombreuses lacunes passées.
L’obligation Qualiopi trouve son origine dans une volonté de renforcer la qualité des formations professionnelles.
La loi du 5 septembre 2018 est dite loi “Avenir professionnel” et ses objectifs sont multiples :
- une amélioration de la qualité des prestations de formation ;
- une transparence renforcée pour les financeurs et les bénéficiaires ;
- un accès facilité aux formations.
D’autres dispositifs de certification existent tels que Datadock mais sont jugés insuffisants.
Par ailleurs, plusieurs constats ont été établis concernant la formation professionnelle en France : un qualité des formation inégale et hétérogène, un manque de rigueur ou de résultats concrets pour certaines formations, un manque d’encadrement dans l’octroi des subventions publiques, et trop d’offres proposées.
Cette certification qui centralise les anciennes impose une vérification standardisée des formations. Elle s’aligne également à une démarche européenne de renforcement de la qualité des formations professionnelles.
Le dispositif présente ainsi plusieurs avantages :
- un renforcement de la crédibilité des prestataires : la certification Qualiopi fait gage de sérieux et de qualité chez le prestataire qui la détient et renforce sa crédibilité auprès des clients. Elle constitue un véritable atout concurrentiel ;
- un alignement avec les standards européens : la certification Qualiopi est conforme au niveau européen et rend les prestataires détenteurs compétitifs à plus large niveau ;
- une qualité améliorée des prestations : harmonisées sur l’ensemble du territoire, les formations certifiées gagnent en efficacité notamment en raison des critères RNQ à respecter (évaluation des besoins des apprenants, suivi, mesures correctives, etc.) ;
- des formations personnalisées et mieux ciblées : l’obligation d’évaluer les besoins des apprenants ainsi que l’impact des formations assure une offre personnalisée des formations ;
- une digitalisation des outils : afin de répondre aux critères Qualiopi, les prestataires usent d’outils de gestion digitaux et modernisent ainsi leurs pratiques ;
- un élargissement de la clientèle : la certification permet aux prestataires d’ouvrir leur formation à un plus large public grâce aux subventions (CPF, France Travail, etc.).
Comment obtenir la certification Qualiopi ?
Si un formateur auto-entrepreneur souhaite obtenir une certification Qualiopi, plusieurs étapes sont nécessaires.
Tout d’abord, il doit se renseigner sur les différents critères du référentiel national qualité.
Il existe, en effet, ce référentiel recense 7 critères pour répondre aux exigences Qualiopi :
- les conditions d’accueil et d’information du public : des informations claires et accessibles ;
- l’analyse des besoins et l’adaptation aux bénéficiaires : une identification précise des objectifs et adéquation du contenu aux attentes des apprenants ;
- l’adaptation aux bénéficiaires de la prestation mais également des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation : accompagnement socio-professionnel, description précise des mesures ;
- la mise à disposition des moyens pédagogiques : mise en oeuvre des ressources et moyens adaptés ;
- qualification des intervenants : le prestataire s’assure des compétences requises pour les intervenants ;
- la veille continue : veille légale et réglementaire, innovations pédagogiques, mobilisation de l’expertise, des outils et des réseaux nécessaires ;
- des mesures d’amélioration continue : appréciation des parties prenantes, traitement des réclamations, mesures d’amélioration, etc.
Il doit ensuite effectuer un audit pour évaluer les écarts entre ces critères exigés et sa pratique actuelle. Cette étape lui permettra de structurer ses process et d’acquérir les éventuelles compétences nécessaires pour obtenir la certification.
Après cela, il doit se tourner vers un organisme certificateur. Ce dernier doit être certifié par le COFRAC. La liste de ces structures figure sur le site du ministère du travail. Il est recommandé de comparer ces organismes car certains sont plus expérimentés que d’autres selon les secteurs.
Le formateur peut également se tourner vers les instances de labellisation reconnues par France compétences.
Les modalités d’analyse et les délais varient d’un organisme à l’autre.
Généralement, le processus est marqué par les étapes suivantes :
- préparation de l’audit : lors de cette étape, l’offre est discutée et conclue entre le formateur et l’organisme certificateur. Un certain nombre de documents seront à fournir (formulaires, procédures, évaluations, etc.) ;
- déroulement de l’audit : lors de cette étape, l’organisme certificateur va examiner l’ensemble des documents fournis et évaluer les pratiques du formateur auto-entrepreneur ;
- rapport d’audit : à l’issue de l’audit, l’organisme certificateur Qualiopi va apporter une décision. En cas de refus de certification, un délai sera laissé au formateur pour corriger ses pratiques et se conformer aux attentes.
La certification Qualiopi est valable durant une période de 3 ans.
Quelles sont les autres obligations du formateur auto-entrepreneur ?
Bien que la certification Qualiopi ne soit pas une condition systématiquement requise pour un formateur auto-entrepreneur, il n’en reste pas moins soumis à d’autres obligations.
En effet, il doit déclarer son activité indépendante auprès de la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités). Il doit également réaliser un bilan pédagogique et financier annuellement.
Il est également soumis à toutes les obligations inhérentes à l’exercice d’une activité indépendante : déclaration de son chiffre d’affaires, paiement des cotisations, déclaration des revenus et paiement des impôts.
En somme, la certification Qualiopi est obligatoire pour tous les formateurs auto-entrepreneurs souhaitant que leurs formations soient éligibles à des financements publics ou mutualisés. Cette certification atteste de la qualité des pratiques mises en œuvre pour les prestations de formation et repose sur le respect des critères du Référentiel National Qualité (RNQ). Cette obligation ne concerne pas les formateurs exerçant sous financement privé ou en sous-traitance des organismes déclarés.