Vous devez effectuer une déclaration modificative au RCS lorsque les statuts de l’entreprise sont modifiés, entraînant alors un changement des informations figurant au Registre du commerce et des sociétés. Découvrez quand et comment déclarer une modification au RCS.
Qu’est-ce que la déclaration de modification au RCS ?
Le Registre du commerce et des sociétés (RCS) est un répertoire regroupant les informations relatives aux sociétés et entreprises commerciales. Les entreprises concernées ont l’obligation de s’immatriculer à ce registre, généralement lors de la création de l’activité. Le RCS mentionne notamment les informations suivantes :
- l'identité de l'entreprise (raison sociale, numéro Siren, code APE, forme juridique, etc.) ;
- le montant du capital social ;
- l'adresse du siège social et des éventuels établissements secondaires ;
- la nature de l'activité ;
- l'identité des représentants de l'entreprise (nom, prénom, fonction, adresse, etc.).
La déclaration d'une modification au Registre du commerce et des sociétés est la démarche par laquelle une entreprise informe le RCS d'un changement de ses informations figurant au registre. Cette procédure est obligatoire afin que les données renseignées dans ce répertoire soient conformes et à jour. Elle doit être formulée auprès du greffe du Tribunal de commerce dont dépend la société.
Qui doit déclarer une modification au RCS ?
En cas de changement de l'une de leurs informations figurant au sein du répertoire, toutes les entreprises immatriculées au RCS doivent demander une modification, quelle que soit la nature de leur activité (commerciale, artisanale, libérale, etc.) ou leur personnalité (morale ou physique). Cela concerne donc notamment :
- les sociétés commerciales : les SARL (Sociétés à responsabilité limitée), les EURL (Entreprises unipersonnelles à responsabilité limitée), les SAS (Sociétés par actions simplifiée), les SELAS (Sociétés d'exercice libéral par action simplifiée) et les SELARL (Société d'exercice libéral à responsabilité limitée) ;
- les sociétés civiles : les SC (Sociétés civiles), les SCI (Sociétés civiles immobilières), les SCCV (Sociétés civiles de construction-vente), les SCM (Sociétés civiles de moyens) et les SCP (Sociétés civiles professionnelles) ;
- les entreprises individuelles exerçant une activité commerciale : les entreprises individuelles, dont les micro-entreprises.
Quand réaliser une déclaration de modification au RCS ?
Une demande de modification au RCS doit être réalisée en cas de changement des statuts de l'entreprise et, plus globalement, de toute information figurant au registre. Cela peut donc intervenir dans de nombreuses situations.
- Changement de dénomination sociale, à savoir le nom de la société.
- Modification de l'objet social, désignant les activités que l'entreprise est en droit d'exercer (activités principales et secondaires).
- Transfert du siège social, intervenant en cas de changement de l'adresse administrative de la société.
- Remplacement du dirigeant.
- Changement de forme juridique, visant par exemple la transformation d'une SARL en SAS.
- Augmentation ou diminution du capital social, consistant en la modification des ressources apportées par les associés de l'entreprise.
- Prorogation de la durée de la société, visant à allonger sa durée d'existence, celle-ci étant fixée dans les statuts (99 ans au maximum).
- Fusion avec un autre établissement.
- Changement d'une information relative à un entrepreneur individuel (changement de nom, changement de domiciliation, etc.).
Comment déclarer une modification au RCS ?
1. Voter la modification des statuts
Avant de pouvoir réaliser la déclaration modificative au RCS, l'entreprise doit approuver la modification de ses statuts, quel qu'en soit le motif (augmentation du capital social, changement de la dénomination sociale, transfert du siège social, fusion, etc.). Pour cela, il est nécessaire de faire voter la décision par les associés selon les conditions définies dans les statuts.
Selon la forme juridique de l'entreprise et ses statuts, des dispositions particulières peuvent exister, concernant notamment :
- l'organe habilité à prendre la décision (conseil de direction, conseil d'administration, assemblée générale ordinaire, assemblée générale extraordinaire, etc.) ;
- le nombre de voix exigées (accord unanime, majorité des trois-quarts, majorité des deux-tiers, majorité absolue, etc.) ;
- le quorum en assemblée générale, à savoir le nombre de personnes minimales qui doivent être présentes ou représentées pour que le vote soit valable.
Avant ou lors de ce vote, les associés doivent se mettre d'accord sur les nouvelles informations figurant dans les statuts (nouvelle adresse, nouveau montant du capital social, nouveau dirigeant, etc.) et procéder ensuite à la mise à jour des statuts, et ce, en remplaçant simplement les anciennes mentions par les nouvelles. La décision de modifier les statuts doit enfin être formalisée par la production d'un procès-verbal.
2. Informer de la modification des statuts
Une fois la modification des statuts actée par l'entreprise, il est nécessaire de publier une annonce dans un support d'annonces légales, et ce, dans le département de domiciliation du siège de la société. Cette publication peut être réalisée dans :
- un journal d'annonces légales (JAL) ;
- ou un service de presse en ligne (SPEL).
Vous disposez d'un mois pour publier une annonce légale, à compter de l'édition du procès-verbal de modification des statuts. De plus, la publication doit présenter un certain nombre d'informations obligatoires, dont :
- la dénomination sociale de l'entreprise ;
- sa forme juridique ;
- le montant de son capital social ;
- son objet social ;
- l'adresse de son siège social ;
- son lieu et numéro d'immatriculation au RCS ;
- le procès-verbal attestant de la modification ;
- le détail des modifications votées.
Suite à la publication de l'annonce légale, une attestation de parution de l'avis de modification vous est délivrée par le support d'annonces légales.
Bon à savoir : en cas de transfert de votre siège social, vous devez publier 2 annonces si l’entreprise est désormais du ressort d’un nouveau greffe du Tribunal de commerce. Les annonces doivent être publiées dans l’ancien et le nouveau département de domiciliation.
3. Déclarer la modification au RCS
Une fois ces différentes démarches réalisées, vous devez déclarer la modification au RCS par le biais du portail e-Procédures. Depuis le 1er janvier 2023, cette plateforme gérée par l’INPI (Institut national de la propriété industrielle) constitue le guichet unique des formalités des entreprises. Succédant à d’autres services (Guichet Entreprises, Info Greffe, chambres consulaires, etc.), il doit être utilisé pour l’ensemble de vos formalités d’entreprise, dont les déclarations de modification de vos informations figurant au Registre du commerce et des sociétés.
Bon à savoir : vous pouvez déclarer une modification au RCS sur le site Info Greffe jusqu'au 30 juin 2023. Au-delà de cette date, seul le portail e-Procédures est compétent.
Depuis le portail e-Procédures, vous devez utiliser le formulaire mis à votre disposition pour déclarer la modification de vos statuts. Il vous suffit ensuite de suivre les étapes proposées :
- identification de l’entreprise ;
- présentation de la nature de la modification ;
- fourniture des pièces justificatives (procès-verbal, statuts actualisés, attestation de parution de l'avis, etc.) ;
- paiement de la modification ;
- signature électronique reposant sur un certificat qualifié.
Pour cette dernière étape, il faut savoir que la modification d'une entreprise exige un niveau de signature dit « élevé », nécessitant un certificat qualifié répondant aux exigences de la réglementation eiDAs. Vous avez le choix entre plusieurs organismes de certification qualifiés, dont vous pouvez retrouver la liste sur le site de l'Anssi (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information).
Suite à votre déclaration modificative au RCS, réalisée sur le portail e-Procédures, une annonce est publiée au Bodacc (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales). Cette publication rend votre modification opposable aux tiers : cela signifie que les tiers ne peuvent pas ignorer le changement de vos statuts et qu'ils doivent obligatoirement les respecter, y compris s'ils n’en sont pas signataires.
Quelles sanctions en l’absence de modification au RCS ?
Si les statuts de l’entreprise sont modifiés, plusieurs sanctions peuvent s’appliquer si elle ne déclare pas ces modifications au RCS dans les délais impartis, à savoir 1 mois.
- Injonction : dans le premier temps, le juge peut ordonner à l’entreprise de déclarer la modification de ses statuts dans les plus brefs délais.
- Astreinte financière : l’entreprise peut être redevable d’une pénalité financière pour chaque jour de retard à compter de l’ordonnance d’exécution.
- Sanctions pénales : si le défaut de modification au RCS est justifiée par une volonté manifeste de ne pas déclarer l’activité, le chef d’entreprise risque une peine de 3 ans de prison et une amende de 45 000 € (225 000 € pour une personne morale).
- Privation de droits : le représentant de la société peut être déchu de son droit de vote et d'éligibilité pendant 5 ans. Cela vaut auprès des Chambres de commerce et d'industrie (CCI), du conseil des prud'hommes et des Tribunaux de commerce.