Les documents sur lesquels mentionner le numéro RCS

Sur quels documents le numéro RCS est-il obligatoire ?

Le numéro RCS atteste de l'immatriculation au Registre du commerce et des sociétés. Il permet ainsi de prouver l'existence légale et administrative de l'entreprise, mais également que celle-ci exerce sous forme de société et/ou a une activité commerciale.

À ce titre, le numéro RCS d'une entreprise doit obligatoirement apparaître sur certains de ses supports et documents.

• Les factures : le code RCS doit impérativement être mentionné sur les factures de l'entreprise, notamment pour prouver l'activité commerciale menée par celle-ci.
• Les devis : le numéro RCS doit également figurer sur les devis édités par la société pour ses clients et prospects. Cela leur permettra notamment de vérifier l’existence légale de celle-ci.
• Les contrats : la société doit faire apparaître son numéro RCS sur ces différents documents contractuels, tout particulièrement ceux conclus auprès de clients et de fournisseurs.
• Les mentions légales : sur son site Internet, l’entreprise doit aussi mentionner son code RCS.
• Les autres documents commerciaux : en règle générale, le numéro RCS d’une société est également mentionné dans ses conditions générales de vente (CGV), ses bons de commande et ses bons de livraison.

Bon à savoir : seules les entreprises immatriculées au Registre du commerce et des sociétés disposent d’un numéro RCS et peuvent donc le faire figurer sur leurs documents commerciaux et contractuels. Cela ne concerne que les sociétés et les entreprises individuelles exerçant une activité commerciale.

Sur quels documents le numéro RCS est-il facultatif ?

Le numéro RCS est un gage de confiance auprès des tiers (fournisseurs, clients, prospects, etc.). C’est pourquoi, l’entreprise peut également le faire figurer à titre volontaire sur certains documents, notamment ceux servant à sa communication :

• les cartes de visite ;
• les plaquettes commerciales ;
• les flyers ;
• les courriers commerciaux ;
• ou encore les dépliants.

Sur quels documents retrouver le numéro RCS d’une entreprise ?

Le numéro RCS d'une entreprise est notamment indiqué sur son extrait KBIS. Délivré suite à son immatriculation au Registre du commerce et des sociétés, ce document regroupe toutes les informations essentielles sur la société (numéro RCS, forme juridique, capital social, date de création, etc.).

Vous pouvez obtenir un extrait KBIS, notamment pour vérifier le numéro RCS d’une entreprise, via la plateforme Pôle Sociétés, mais également sur le site Infogreffe ou directement au greffe du Tribunal de commerce dont dépend la société.

Quand fournir un numéro RCS ?

En plus de figurer sur différents supports commerciaux et contractuels, le numéro RCS doit être communiqué par l’entreprise en plusieurs occasions.

• Contacter l'administration : dans ses échanges avec l'administration (Chambre de commerce et d’industrie, Urssaf, Service des impôts des entreprises, etc.), l'entreprise doit indiquer son numéro RCS afin de pouvoir être identifiée.
• Contracter un prêt : à condition que l'entreprise exerce une activité commerciale, les établissements financiers demanderont généralement son numéro RCS avant de lui accorder un prêt professionnel. De la sorte, ils s'assurent que la société est bien immatriculée au RCS.
• Signer un contrat de fourniture : les fournisseurs et autres partenaires commerciaux de l'entreprise exigent généralement de connaître le numéro RCS de l'entreprise, notamment avant de conclure un contrat professionnel de fourniture de services ou de marchandises.

Signer un contrat de vente : les clients professionnels de la société demanderont le plus souvent le numéro RCS de l’entreprise vendeuse avant de conclure un contrat. Une fois encore, cela leur permettra notamment de vérifier son existence légale et administrative.