La facture est un document essentiel dans les relations commerciales entre professionnels. Elle prouve la réalisation d’une vente ou d’une prestation de services et permet de justifier les droits et obligations des parties. Mais comment faire une facture conforme aux réglementations en vigueur ? Pole Sociétés a réalisé pour vous un guide pratique pour vous aider à créer des factures irréprochables.
Qu’est-ce qu’une facture ?
Une facture est une note détaillée des biens vendus ou des services rendus par un vendeur ou un prestataire à un client. Elle doit être établie en deux exemplaires : un pour le client et l’autre pour le vendeur. Elle doit être rédigée en langue française, sauf accord entre les deux parties, et comporter un certain nombre d’informations et de mentions obligatoires.
Elle a plusieurs fonctions :
- Elle sert de preuve juridique de la transaction et peut être utilisée en cas de litige ou de contrôle fiscal,
- Elle permet de calculer et de déclarer la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) due par le vendeur et celle récupérable par le client,
- Elle constitue un élément comptable qui doit être enregistré,
- Elle facilite le suivi et le recouvrement des créances dues.
Les mentions obligatoires
Le Code de commerce et le Code général des impôts imposent aux professionnels d’indiquer sur leurs factures les mentions suivantes :
- Le nom et l’adresse du vendeur ou du prestataire, ainsi que son numéro individuel d’identification à la TVA (sauf si le montant hors taxes est inférieur à 150 euros),
- Le nom et l’adresse du client,
- La date de la facture, qui doit correspondre à la date d’exécution ou de livraison des biens, sauf accord conclu entre les deux entités,
- Le numéro de la facture, qui doit être unique et basé sur une séquence chronologique,
- La quantité et la dénomination précise des biens vendus ou des services rendus,
- Le prix unitaire hors taxe, ainsi que les réductions consenties,
- Le taux et le montant de la TVA application (sauf auto-entrepreneurs), ou la mention d’une exonération,
- Le montant total hors taxes, le montant total de la TVA et le montant total toutes taxes comprises (TTC),
- Les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé, les pénalités de retard et le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement,
- La date limite de paiement, qui ne peut dépasser 60 jours,
- Le mode de paiement prévu,
- La mention Facture.
En cas d’oubli ou d’inexactitude d’une ou plusieurs mentions obligatoires, le professionnel s’expose à une amende qui peut aller jusqu’à 75 000 euros pour une personne physique et 375 000 euros pour une personne morale.
Les mentions facultatives
En plus des mentions obligatoires, le professionnel peut ajouter sur sa facture des mentions facultatives qui peuvent être utiles pour sa gestion ou pour celle de son client. Par exemple, il est possible d’indiquer :
- Le numéro de bon de commande ou de devis,
- Le numéro de compte client,
- Le numéro SIRET ou SIREN du vendeur ou du prestataire,
- Le code APE,
- Le numéro RCS,
- La mention “TVA non applicable, article 293 B du CGI”,
- La mention “dispensé d’immatriculation en application de l’article L123-1-1 du code de commerce”.
La facturation électronique : le meilleur moyen de ne rien oublier
La facturation électronique, qui consiste à émettre et à recevoir des factures sous forme numérique, devrait se généraliser à partir de 2024. L’objectif est simple : simplifier les démarches administratives, réduire les coûts et les délais de paiement, lutter contre la fraude fiscale et favoriser la transition écologique.
Pour créer une facture en ligne, il est possible de retrouver deux solutions :
- Utiliser un modèle gratuit où il suffira de remplir les champs avec les informations du client et du prestataire.
- Utiliser un logiciel dédié de facturation en ligne. Avec cette solution, plus professionnelle et plus sécurisée, il est possible de créer des factures en quelques clics tout en respectant les règles en vigueur et les dispositions légales.
À partir du premier janvier 2024, la facturation électronique sera obligatoire pour toutes les entreprises, de la TPE au grand groupe en passant par les PME et les micro-entreprises.
