Obligatoire pour certaines sociétés, la déclaration des bénéficiaires effectifs vise à identifier les personnes physiques détenant un pouvoir sur l’entreprise. Cette démarche doit être réalisée lors de la déclaration de début d’activité et en cas de modification de la situation des bénéficiaires effectifs. Découvrez à quoi sert la déclaration des bénéficiaires effectifs et comment l’effectuer.
Qui est considéré comme un bénéficiaire effectif ?
Le bénéficiaire effectif est une personne physique qui détient un pouvoir au sein d'une société. Pour prétendre à ce titre, la personne doit :
- détenir au moins 25 % des droits de vote ou du capital de l'entreprise ;
- ou disposer d'un autre levier de contrôle sur l'entreprise (pouvoir de révoquer les membres du conseil d'administration par exemple).
Le bénéficiaire effectif peut être un associé, au sein d'une SARL ou d'une SAS par exemple, mais aussi un actionnaire au sein d'une SA. Si aucune personne ne remplit au moins l'un de ces critères, le bénéficiaire effectif est le représentant légal de la société, tel que son président ou le gérant par exemple.
À noter : le représentant légal d'une société peut parfois être une personne morale, à savoir une autre société. Dans ce cas, le bénéficiaire effectif est la personne physique qui est le représentant légal de cette personne morale.
Qu’est-ce que le Registre des bénéficiaires effectifs ?
Un répertoire créé en 2017
Le Registre des bénéficiaires effectifs (RBE) est un répertoire regroupant tous les bénéficiaires effectifs déclarés par les entreprises. Créé en 2017, il fait écho à la loi relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique, aussi appelée loi Sapin II, qui impose aux entreprises de déclarer leurs bénéficiaires effectifs en deux occasions :
- lors de la déclaration de début d'activité ;
- en cas de modification des bénéficiaires effectifs.
Le Registre des bénéficiaires effectifs regroupe tout d'abord les principales informations relatives aux sociétés (raison sociale, siège social, forme juridique, etc.). Il répertorie aussi les renseignements relatifs aux bénéficiaires effectifs :
- le nom, le nom d'usage, le pseudonyme et les prénoms ;
- la date et le lieu de naissance ;
- la nationalité ;
- l'adresse personnelle ;
- la nature, les modalités et l'étendue du contrôle exercé sur l'entreprise ;
- la date à laquelle la personne physique est devenue bénéficiaire effectif.
Un registre partiellement consultable
Le grand public ne peut consulter qu'une partie des informations présentes au Registre des bénéficiaires effectifs. Comme le prévoit l'article L. 561-46 du Code monétaire et financier, tout le monde peut accéder :
- au nom, au nom d'usage, au pseudonyme et aux prénoms ;
- à l'année de naissance ;
- au pays de résidence ;
- à la nationalité ;
- à la nature et à l'étendue des intérêts détenus.
Par souci de confidentialité, seules certaines organisations peuvent consulter toutes les informations du RBE. Il s'agit notamment :
- de certaines sociétés (elles ne peuvent toutefois consulter que leurs propres informations) ;
- des autorités judiciaires ;
- des agents des douanes et des finances publiques ;
- ou encore des officiers habilités (police nationale, gendarmerie nationale, etc.).
Quelles entreprises doivent déclarer leurs bénéficiaires effectifs ?
La déclaration des bénéficiaires effectifs (DBE) ne concerne pas toutes les entreprises. Cette formalité doit uniquement être réalisée par :
- les sociétés (SARL, SAS, SA, etc.) et les groupements d'intérêt économique (GIE) qui ont leur siège social en France ;
- les sociétés commerciales disposant d'un établissement en France, mais dont le siège social est à l’étranger ;
- les organisations qui ont l'obligation d’être immatriculées au RNCS (Registre national du commerce et des sociétés) et au RNE (Registre national des entreprises) : associations, fonds de dotation, organismes de placement collectif, etc.
Comment déclarer les bénéficiaires d'une société ?
La déclaration lors de la création de la société
La déclaration des bénéficiaires effectifs doit tout d'abord être réalisée lors de la création de la société. Si votre entreprise est concernée, la DBE doit être effectuée sur le portail e-Procédures, lors de la déclaration de début d'activité. Gérée par l'INPI (Institut national de la propriété industrielle), cette plateforme est le nouveau guichet unique des formalités d'entreprise.
Lors de la déclaration initiale des bénéficiaires effectifs, vous devez transmettre deux natures d'informations.
- Les renseignements sur la société : vous devez notamment indiquer la raison sociale ou la dénomination, la forme juridique, l'adresse du siège social et le numéro unique d'identification de l’entreprise.
- Les renseignements sur les bénéficiaires effectifs : vous devez préciser l'identité des bénéficiaires effectifs (nom, prénoms, pseudonyme, etc.), leur date et lieu de naissance, leur adresse personnelle, la date à laquelle ils sont devenus bénéficiaires effectifs, ainsi que la nature, les modalités et l'étendue du contrôle exercé sur la société.
La modification de la DBE
Vous devez également réaliser une nouvelle déclaration en cas de changement relatif à l'un des bénéficiaires effectifs. Cela peut notamment intervenir :
- en cas de changement d'une information personnelle (changement de nom à la suite d'un divorce, nouvelle adresse suite à un déménagement, etc.) ;
- en cas de modification du capital social, entraînant l'apparition d'un nouveau bénéficiaire effectif.
À compter de la modification, le bénéficiaire effectif dispose de 30 jours pour actualiser sa situation. Cette demande peut être réalisée :
- sur le site Infogreffe ;
- en adressant par courrier le formulaire M'BE société, GIE ou associations au greffe du Tribunal de commerce dont dépend l'entreprise.
Combien coûte la déclaration des bénéficiaires effectifs ?
Le prix de la DBE
Le tarif de la déclaration des bénéficiaires effectifs dépend du motif de la déclaration. Comptez au 1er janvier 2023 :
- 21,41 € pour la déclaration de début d'activité ;
- 44,84 € pour une déclaration modificative ;
- 48,91 € pour la déclaration modificative d’une personne morale immatriculée avant le 1er août 2017.
Les sanctions en l’absence de déclaration
Le président du Tribunal de commerce peut demander à l'entreprise de régulariser sa situation si les bénéficiaires effectifs n'ont pas été déclarés ou si les renseignements fournis sont incomplets ou erronés. La société devra donc s'acquitter de pénalités quotidiennes tant qu'elle ne procédera pas à cette régularisation.
Si l'entreprise ne régularise toujours pas sa situation, le responsable de la DBE s'expose à une amende de 7 500 €, à une peine de 6 mois d'emprisonnement, à 15 mois d'interdiction de gérer une entreprise et à une privation partielle de ses droits civiques et civils. Ces sanctions peuvent concerner la personne physique en charge des formalités d'immatriculation ou le représentant légal de l'entreprise.
Pour sa part, la société faisant l'objet de ce manquement s'expose à une amende d'un montant maximal de 37 500 €, ainsi qu'à diverses peines complémentaires :
- placement sous surveillance judiciaire pendant 5 ans au maximum ;
- dissolution de la société ;
- interdiction d'émettre des chèques ou d'utiliser des cartes de paiement pendant 5 ans au maximum ;
- ou encore exclusion des marchés publics.
Comment retrouver le bénéficiaire effectif d’une entreprise ?
Plusieurs motifs peuvent vous inciter à identifier les bénéficiaires effectifs d'une entreprise : connaître les personnes contrôlant une société, identifier ses partenaires commerciaux (clients, fournisseurs, etc.) ou encore éviter les opérations illégales (blanchiment des capitaux, sociétés fictives, etc.).
Cela tombe bien car, depuis 2020, vous pouvez accéder librement à une partie des informations renseignées au RBE (Registre des bénéficiaires effectifs). Pour cela, vous pouvez notamment utiliser deux services différents.
- Data INPI : gérée par l'INPI, cette plateforme vous donne accès aux informations consultables par le grand public. Il vous suffit de renseigner les renseignements relatifs à une entreprise (raison sociale, dénomination, nom du dirigeant, etc.) pour consulter la liste de ses bénéficiaires effectifs.
- Plateforme privée : vous pouvez aussi utiliser un service privé de mise à disposition des informations d'entreprise, comme Pôle Sociétés par exemple. Après avoir identifié une entreprise à partir de ses informations (Siren, SIRET ou raison sociale), vous pouvez consulter l'ensemble de ses bénéficiaires effectifs.
Bon à savoir : avant 2020, les renseignements portés au Registre des bénéficiaires effectifs n'étaient consultables que par les autorités judiciaires et l'administration fiscale. Depuis la publication de l'ordonnance n° 2020-115 du 12 février 2020 renforçant le dispositif national de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, certaines informations du RBE sont ouvertes au grand public, et ce, dans un souci de transparence.